Jak skutecznie rekrutować? To pytanie bardzo często pada ze strony pracodawców, którzy próbując odnaleźć się na wymagającym rynku pracy, zastanawiają się nad złotym środkiem – rozwiązaniem, które pozwoli odpowiedzieć na potrzeby kandydatów, a jednocześnie zabezpieczy potrzeby organizacji. Z jednej strony teoria i zasady skutecznej rekrutacji wydają się być powszechnie znane. Z drugiej jednak pracodawcom zdarzają się błędy, które utrudniają lub uniemożliwiają znalezienie odpowiedniego kandydata. Jak ich unikać?

Skomplikowane procesy otrzymywania akceptacji, trudności z uzyskaniem informacji zwrotnej od menedżerów liniowych, nagromadzenie prowadzonych projektów i ograniczenia w obowiązujących regulaminach wynagrodzeń sprawiają, że w procesach rekrutacyjnych czasem umykają uwadze podstawowe i kluczowe kwestie. Co więcej, wyzwania rekrutacyjne i trudności w pozyskaniu odpowiednich kandydatów do pracy nie ułatwiają osiągnięcia sukcesu. Jak zatem zabezpieczyć rekrutację i uniknąć trudnych lub nawet kryzysowych momentów? Unikać błędów, które najczęściej popełniają rekrutujące firmy.

1. Pracownik potrzebny „na wczoraj”

Na co dzień funkcjonujemy w bardzo dynamicznie zmieniającym się środowisku, które wymaga od nas szybkiego działania. To samo dotyczy sfery rekrutacji – czasami niezbędna jest natychmiastowa reakcja na nieprzewidziane okoliczności. Jednak bardzo często zdarzają się sytuacje, kiedy z dużym wyprzedzeniem wiemy, jakie mamy ramy czasowe w przypadku np. nowej inwestycji czy też gdy od dłuższego czasu mamy wątpliwości odnośnie jakości pracy wykonywanej przez jednego z naszych pracowników. Zatem jeśli firma ma świadomość konieczności przeprowadzenia w niedalekiej przyszłości rekrutacji, to nie powinna czekać do ostatniego momentu, aby ją zaplanować i rozpocząć.

W przypadku rekrutacji powiązanej z zaplanowanymi inwestycjami czy projektami biznesowymi, warto szczegółowo ustalić cały plan działania począwszy od tego, kiedy chcielibyśmy, aby nowy pracownik dołączył do firmy. Przy czym warto zostawić sobie pewien bufor bezpieczeństwa. Może się bowiem okazać, że poszukiwanie odpowiednich ekspertów przedłuży się lub najlepszy kandydat będzie miał trzymiesięczny okres wypowiedzenia. Należy również ustalić, z ilu etapów będzie się składał proces rekrutacyjny oraz ile osób będzie w niego zaangażowanych.

Niezmiernie istotny jest również moment podejmowania decyzji. Nie zapominajmy o tym, że najlepiej oceniony przez nas kandydat może jednocześnie uczestniczyć w kilku procesach rekrutacyjnych i nie ma gwarancji, że przyjmie akurat naszą ofertę. Dlatego jeśli jesteśmy w pełni przekonani, że chcemy podjąć z nim współpracę, to nie czekajmy do końca miesiąca ze złożeniem oferty. Nie należy planować zakończenia rekrutacji na koniec miesiąca również ze względu na to, aby dać sobie czas na potencjalne negocjacje czy chociażby komfort kandydata przy składaniu wypowiedzenia. Pamiętajmy również o przepisach prawa pracy, w myśl których ma znaczenie, czy pracownik złoży wypowiedzenie 31 lipca czy też 1 sierpnia. W praktyce może to oznaczać możliwość dołączenia do nowej firmy miesiąc później niż planowano.

2. Jeszcze jeden etap

Oczywistym jest, że pracodawcy chcąc zatrudnić jak najlepszego pracownika, podejmują szereg działań weryfikujących jego kompetencje. W tym celu wykorzystywane są różnego rodzaju testy osobowościowe i merytoryczne. Często również pojawia się chęć zaangażowania w proces decyzyjny kilku osób. Pamiętajmy jednak, że o ile w przypadku dwóch-trzech spotkań rozłożonych w okresie maksymalnie dwóch tygodni, motywacja kandydata najczęściej nadal jest bardzo wysoka, to w przypadku wydłużania tego procesu o kolejne rozmowy z pojedynczymi osobami – zdecydowanie maleje. Zastanówmy się zatem, czy jest możliwość usprawnienia procesu w postaci chociażby organizowania spotkania z kandydatem, w którym będzie uczestniczyło kilku decydentów jednocześnie, lub wyboru odpowiednich narzędzi, weryfikujących kompetencje i wiedzę kandydata. Weźmy również pod uwagę dostępność kandydatów i postarajmy się zorganizować kolejne etapy w taki sposób, aby nie musieli za każdym razem brać dnia wolnego w obecnej pracy.

3. Ktoś do porównania

W perspektywie wielu pracodawców, idealnym scenariuszem każdego procesu rekrutacyjnego jest znalezienie trzech kandydatów spełniających większość oczekiwań. Wtedy firma ma możliwość dokonania wyboru pracownika spośród grupy świetnych profesjonalistów. W praktyce jednak może okazać się, że profil poszukiwanego kandydata jest tak unikatowy, że w danej branży i danej lokalizacji mamy dosłownie kilka osób spełniających oczekiwania. Co więcej, zazwyczaj tylko 1-2 osoby z tej grupy są otwarte na zmianę pracy. Może też się okazać, że po rozmowie z pierwszym kandydatem okazuje się, że spełnia wszystkie wymogi, pasuje osobowościowo do kultury organizacyjnej, a jego oczekiwania wpisują się w ofertę. Pomimo braku minusów takiej kandydatury, zdarza się, że pracodawcy w takiej sytuacji mają obawy przed złożeniem oferty. Dlaczego? Mają poczucie, że może warto jednak spotkać się jeszcze z kimś innym. Przy czym nie ma gwarancji, że inny kandydat będzie lepszy oraz że pierwsza poznana osoba – wraz z przedłużającym się procesem rekrutacji – nie znajdzie innej pracy lub straci motywację. Pamiętajmy, że działając w ten sposób tracimy szansę na pozyskanie bardzo dobrych pracowników i w efekcie możemy zatrudnić nie najbardziej kompetentną osobę na rynku, ale tę, która do tej pory nie otrzymała innej oferty pracy.

4. Brak wzajemnego zrozumienia

Zdarza się, że pomimo konkretnych informacji przekazanych podczas procesu rekrutacyjnego odnośnie wzajemnych oczekiwań i warunków zatrudnienia, na koniec kilkuetapowej rekrutacji kandydatowi i firmie trudno się porozumieć. Zdarza się, że kandydat otrzymuje ofertę dużo poniżej swoich oczekiwań finansowych lub niezgodną z wcześniejszymi ustaleniami, bądź odwrotnie – otrzymuje atrakcyjną ofertę, lecz przeszkodą w akceptacji warunków współpracy staje się nieporuszona wcześniej kwestia, np. brak możliwości pracy zdalnej. Warto od samego początku komunikować swoje oczekiwania i składniki oferty, szczególnie w przypadku kluczowych warunków – takich, których spełnienie jest podstawą podjęcia współpracy. Oszczędzi to obu stronom czasu i jednocześnie wpłynie pozytywnie na markę pracodawcy.

Niestety nie istnieje jedno idealne i uniwersalne rozwiązanie, gwarantujące skuteczną rekrutację. Jednocześnie jestem przekonana, że unikając najczęstszych błędów, umiejąc postawić się w sytuacji kandydata, rozumiejąc sytuację na lokalnym rynku pracy i stawiając na szczerość w komunikacji, istnieje duża szansa, że osiągniemy na tym polu niejeden sukces. 

Justyna Chmielewska

Executive Manager w Hays Poland
Profil autora na LinkedIn