Mikrozarządzanie (micromanagement) to styl zarządzania zespołem lub firmą, który zakłada bezpośrednie nadzorowanie wszystkiego i wszystkich. Osoba, która kieruje w ten sposób kontroluje nawet najprostsze czy rutynowe projekty. W większości przypadków takie przywództwo nie jest skuteczne. Z jednej strony ogranicza to przestrzeń pracowników do rozwoju i zmniejsza ich zaangażowanie. Z drugiej zaś, nadmiernie obciąża menedżerów – zarówno w kontekście nadmiaru obowiązków, jak i poczucia odpowiedzialności za pracę podwładnych.

Ważną umiejętnością, którą powinien posiadać każdy menedżer, jest delegowanie zadań. Niestety taka praktyka nie jest standardem i część szefów decyduje się na zarządzanie w skali mikro. Jakie są tego blaski i cienie?

Skrajność w zarządzaniu

Efektywne zarządzanie zespołem to między innymi jakościowa komunikacja, dobra organizacja i umiejętne delegowanie zadań podwładnym. Wielu menedżerów nie praktykuje jednak tego rozwiązania lub robi to zbyt rzadko, np. ze względu na nadmierną potrzebę samodzielnego działania lub braku zaufania wobec zespołu. To z kolei może przerodzić się w styl przywództwa znany mikrozarządzaniem.

Czy micromanagement ma korzyści?

Na swój sposób mikrozarządzanie może być traktowane jako praktyczne i skuteczne. W końcu zapewnia menedżerowi bezpośrednią kontrolę nad realizacją projektów, pozwala na śledzenie aktywności pracowników oraz umożliwia wyłapanie wszelkich błędów w trakcie pracy.

Wielu liderów decyduje się na mikrozarządzanie, myśląc, że obserwowanie i kontrolowanie pracowników sprawi, że zadania będą wykonane bezbłędnie i zgodnie z planem.

Oczywiście pomoc i zaangażowanie menedżera w projekt są często nieuniknione, natomiast nie powinny mieć miejsca stale. Jeśli pracownik konsekwentnie nie osiąga swoich celów lub do zespołu dołącza nowa osoba, rzeczywiście warto interweniować i dzielić się z podwładnymi dobrymi praktykami.

Natomiast odpowiedzialność za jak najszybsze usamodzielnienie się pracownika i zachęcanie go do podejmowania wyzwań, i nierzadko ryzyka, spoczywa na przełożonym. Aby chętniej opuścił swoją strefę komfortu, niezbędna będzie motywacja i wiara w to, że poradzi sobie z zadaniem tak dobrze, jak tylko potrafi.

Dlaczego lepiej jest unikać mikrozarządzania?

W zespołach, które kierowane są przez mikrozarządzającego menedżera, istnieje ryzyko, że pracownicy staną się zamknięci na samodzielną pracę i przestaną polegać na sobie. Wskutek zbyt dużej kontroli mogą również powstrzymywać się od podejmowania decyzji, każdorazowo czekając na instrukcje od szefa. Ten z kolei z czasem może poczuć się przepracowany, podenerwowany, a nawet wypalony zawodowo.

Szefowie zarządzający w skali mikro powinni również odpowiedzieć sobie na pytanie, czy korzystne jest budowanie zespołu, w którym pracownicy są tak zaniepokojeni wizją samodzielnego poszukiwania rozwiązań, że nie są w stanie pracować, gdy przełożony jest na urlopie.

Warto także pamiętać, że nadmierna koncentracja i ingerencja szefów w zadania zespołu nie jest najlepszym wykorzystaniem czasu – zarówno jego, jak i członków zespołu. Zajmowanie się szczegółami odciąga uwagę przełożonego od strategicznych obszarów zarządzania, co jest kluczową rolą w organizacji.

Ponadto taka forma zarządzania zazwyczaj wywołuje stres – u szefów, jak i podwładnych. W oczach pracowników mikrozarządzanie jest objawem braku zaufania, co może mieć negatywny wpływ na ich pewność siebie i zaangażowanie w pracę. Z drugiej strony szefowie, których pracownicy nie wykonują zadań w sposób zgodny z ich wytycznymi, odczuwają frustrację – nawet jeśli efekt jest ostatecznie obiektywnie zadowalający.

Wówczas może powstać błędne koło – podwładni nie osiągają dobrych wyników, ponieważ się zdemotywowani, a menedżer staje się coraz bardziej przez te wyniki sfrustrowany.

Jak skutecznie zarządzać zespołem?

Dobrze zarządzany zespół jest zmotywowany, zaangażowany i ma poczucie wspólnoty. Aby to osiągnąć, wcale nie trzeba zarządzać w skali mikro. Zapoznaj się z poniższymi punktami, aby odkryć, jak być dobrym, skutecznym liderem.

◾ Delegowanie zadań

Aby skutecznie delegować zadania, każdorazowo pamiętaj o ich analizie. Jeśli potrzebujesz utwierdzić się w przekonaniu, że podwładny jak najlepiej zrozumie i wykona zadanie – porozmawiaj z nim o swoich oczekiwaniach i przedstaw cel oraz szczegóły projektu. Zagwarantuj mu wsparcie, a także wspólnie uzgodnijcie ramy czasowe wykonania zadania.

Chcąc upewnić się, że pracownik dobrze radzi sobie z powierzonym mu zadaniem, co pewien czas analizuj jego postępy. Pamiętaj, aby nie rozwiązywać ewentualnych problemów, a jedynie nakierowywać podwładnego na możliwe rozwiązania. Otwórz się na potencjalne pytania, zapewnij wsparcie oraz swobodę w działaniu. Pamiętaj jednak, aby zachować rozwagę i nie kontrolować pracownika na każdym etapie wykonywanego zadania.

Aby odpowiednio zakończyć proces delegowania zadań, nie zapominaj o feedbacku. Informacja zwrotna od przełożonego stanowi ogromną wartość dla pracowników i pozwala na doskonalenie swoich działań.

◾ Wzmacnianie zaufania

Zaufaj swoim pracownikom, ich kompetencjom oraz temu, że w swojej codziennej pracy na pewno robią wszystko najlepiej, jak potrafią. W końcu to ich doświadczenie i kwalifikacje sprawiły, że zostali zatrudnieni w organizacji. Każdy ma różny styl pracy, ale jeśli jest on skuteczny, to nie należy go podważać.

Ponadto rozmawiaj, uważnie słuchaj i udzielaj jakościowego feedbacku. Dzięki temu zbudujesz silne, partnerskie relacje.

◾ Budowanie zaangażowania

Zamiast wyręczać pracowników ze wszystkich zadań, zachęcaj ich do samodzielnego przejmowania inicjatywy. Zbuduj przestrzeń do kreatywnej pracy, w której każdy pomysł się liczy i testowane są różne rozwiązania. Dzięki temu wzrośnie zaangażowanie zespołu, a pracownicy przestaną czekać, aż powiesz im, co mają robić.

Jeśli krytykujesz – rób to tylko konstruktywnie. Doceniaj i chwal pracowników za ich zaangażowanie. Bądźcie prawdziwym, zgranym, wspierającym się zespołem.

Potrzebujesz wsparcia w zakresie zarządzania zespołem? Skorzystaj z naszych usług.

Czy Twoi pracownicy są zadowoleni z pracy? Dowiedz się więcej na temat badania satysfakcji w firmach.