Zarządzanie czasem w pracy stanowi wyzwanie dla niemal wszystkich pracowników. Zdarza się, że pomimo dobrych chęci, zaangażowania, a nawet opracowania planu działań, na koniec dnia czy miesiąca, pewne ważne zadania pozostają niezrealizowane. To z kolei może skutkować nie tylko nadgodzinami, ale również dodatkowym stresem. Nie jest to sytuacja korzystna ani dla pracodawcy, ani dla pracownika. Jak zatem odpowiednio planować czas pracy?

Zwykle budzimy się z nadzieją i optymizmem, że nie tylko dotrzymamy wszystkich terminów, ale także zrealizujemy swoje cele prywatne po pracy – pójdziemy na spacer, siłownię, przygotujemy kolację. Niestety nie zawsze się to udaje. Na pierwsze trudności natrafiamy zaraz po wyjściu z domu. Spóźniający się autobus, korki, trudności w znalezieniu wolnego miejsca parkingowego – z tych i podobnych powodów możemy spóźnić się, zdenerwować i źle zacząć dzień. W pracy chcemy zakończyć przeciągające się projekty, ale brakuje nam czasu – szereg umówionych spotkań nie pozwala na pracę przy komputerze. Kiedy w końcu docieramy do biura i przeglądamy emaile, szef zaprasza na krótkie spotkanie, które jednak przeciąga się do późnych godzin popołudniowych. Przygotowana wcześniej lista rzeczy do zrobienia pozostaje niezrealizowana, a przed nami pojawia się wizja nadgodzin i stres, czy w ogóle będzie to możliwe w tym tygodniu. Brzmi znajomo? Niestety dla wielu osób tak wygląda zawodowa codzienność.

Dobra wiadomość jest jednak taka, że istnieją sposoby na odzyskanie pozornie utraconych godzin pracy. Kluczem do sukcesu jest odpowiednie zarządzanie sobą w czasie. Jako wsparcie może posłużyć dziesięć wskazówek dotyczących efektywnego zarządzania swoim czasem pracy.

1. Dowiedz się, jak spędzasz czas w pracy

Jeśli zamierzasz poprawić zarządzanie swoim czasem pracy, najpierw musisz sprawdzić, na co go tak naprawdę poświęcasz. Jak to zrobić? Wystarczy przez tydzień przyglądać się swojej pracy, śledzić i zapisywać codzienne czynności. Wyniki takiego audytu pomogą określić, ile czasu poświęcasz na realizację stałych zadań i nieplanowane działania oraz zidentyfikować godziny, których nie pożytkujesz dobrze – na bezproduktywne czynności, rozmowy lub zadania, które mogą być zautomatyzowane lub zlecone innym. Zobaczysz także jak dużo czasu poświęcasz na określone typy zadań. To proste ćwiczenie pomoże również określić porę dnia, w której jesteś najbardziej produktywny, a więc czas, kiedy powinieneś pracować nad projektami wymagającymi największego skupienia i kreatywności.

2. Stwórz harmonogram dnia

Plan dnia jest niezbędny do nauki zarządzania swoim czasem w pracy. Przed wyjściem z biura stwórz listę najważniejszych zadań do wykonania następnego dnia. Dzięki temu rozpoczniesz realizację swoich zadań od razu po przybyciu do pracy. Zaplanowanie działań obniża poziom stresu związanego z kwestiami zawodowymi i pozwala cieszyć się czasem wolnym, zamiast rozmyślań nad czekającymi zadaniami. Jeśli nie masz możliwości stworzenia harmonogramu dzień wcześniej, zrób to rano. Czas poświęcony na opracowanie listy jest znikomą inwestycją w porównaniu z czasem, który tracisz gorączkowo przeskakując między zadaniami. Co jednak najważniejsze – konsekwentnie realizuj zaplanowane działania.

3. Mądrze ustalaj priorytety

Podczas tworzenia harmonogramu dnia, kluczowe znaczenie ma nadawanie poszczególnym zadaniom odpowiedniego priorytetu. Zacznij od wyeliminowania zadań, które nie są ważne oraz wybrania trzech, które są kluczowe. Od tych najważniejszych zaczniesz swój dzień pracy. Oceń listę rzeczy do zrobienia i upewnij się, że została zorganizowana w oparciu o ważność zadań, a nie ich pilność. Niestety często w pracy skupiamy się na sprawach pilnych zamiast ważnych, które mają największy wpływ na realizację naszych indywidualnych celów biznesowych.

Dobrym narzędziem do nadania odpowiedniego priorytetu zaplanowanym działaniom jest tzw. macierz Eisenhowera. Macierz dzieli się na cztery części, opisujące zadania jako:

• Ważne i pilne – zadania przedawnione lub kryzysowe, których niewykonanie może się wiązać z konsekwencjami. Należy je wykonać jak najszybciej.
• Ważne, ale niepilne – długoterminowe działania, wpisujące się w strategię rozwoju. To one powinny zajmować najwięcej czasu pracy.
• Pilne, ale nieważne – rzeczy błahe lub nieplanowane działania, które należy wykonać dla innych. Powinny być minimalizowane, delegowane lub wręcz eliminowane.
• Niepilne i nieważne – działania o niewielkiej wartości, które marnują czas. Za wszelką cenę należy je eliminować.

Spróbuj stworzyć własną matrycę zarządzania czasem i przyporządkuj pozycje ze swojej listy do poszczególnych części. Oceń, na jaki rodzaj zadań poświęcasz najwięcej czasu.

4. Grupuj podobne zadania

Wykonanie wszystkich czynności z danej grupy, a dopiero później z kolejnej, pomaga zaoszczędzić czas i energię. Dobrym pomysłem może być stworzenie w kalendarzu przedziałów czasowych, poświęcanych określonym czynnościom – odpowiadaniu na maile, rozmowom telefonicznym, pracy przy komputerze. Warto pamiętać, że czytanie przychodzących wiadomości na bieżąco – gdy tylko je otrzymasz – skutecznie odwraca uwagę od wykonywanej wówczas czynności. Dobrze jest więc wyłączyć powiadomienia o przychodzących wiadomościach i wyeliminować pokusę sprawdzania ich w nieokreślonym czasie.

5. Unikaj wielozadaniowości

Mimo że wiele mówi się o zaletach wielozadaniowości, to paradoksalnie jest ona czynnikiem utrudniającym skuteczne zarządzanie czasem. Jedną z najprostszych wskazówek, ale często najtrudniejszą do wdrożenia – jest unikanie jednoczesnej realizacji kilku zadań. Skoncentruj się na jednej czynności i ogranicz wszelkie czynniki rozpraszające uwagę. Wielozadaniowość jest trudna i męcząca – przeskakując z jednego zadania do drugiego, zmniejszasz swoją produktywność, co z kolei zwiększa zmarnowany czas.

6. Określ limity czasowe dla poszczególnych zadań

Podczas tworzenia harmonogramu dnia spróbuj określić czas, jaki chcesz przeznaczyć na realizację poszczególnych zadań. W wielu przypadkach jest to lepsze rozwiązanie niż pracowanie tak długo, aż zadanie zostanie zrealizowane. Listy „to do” są dobrym narzędziem, ale przy skomplikowanych i rozległych projektach nie sprawdzają się, ponieważ nigdy nie wykreślasz z nich części zadań. Są także rożne metody ustalania tempa pracy – możesz je dostosować do konkretnego zadania lub wydzielać określone, np. 25-minutowe sesje, po których następują krótkie przerwy. Dłuższą przerwę warto zaplanować po ukończeniu czterech sesji. Ta technika pozwala zrównoważyć stan skupienia, zmniejszyć obciążenie psychiczne i utrzymać motywację do realizacji zadań.

7. Przerwy na relaks

Przerwy powinny być częścią harmonogramu dnia. Po zakończeniu zadania ważny jest czas na odpoczynek – krótką rozmowę z kolegami, wyjście po kawę. Takie krótkie przerwy „na doładowanie” energii potrafią zwiększyć produktywność.

8. Naucz się odmawiać

Nigdy nie będziesz skutecznie zarządzać czasem w pracy, jeśli nie nauczysz się mówić „nie”. Mając na liście ważne zadania, które nie mogą czekać, nie obawiaj się więc odmówić prośbom innych osób. Zamiast wykonywać wiele zadań, które przynoszą niewielką wartość, lepiej jest wykonać mniej, ale takich, które przekładają się na wymierne efekty. Jeśli mimo to nie możesz odmówić, zaproponuj termin, w którym możliwa jest realizacja prośby lub – jeśli to konieczne – przekaż zadanie komuś innemu. Delegowanie może być trudną umiejętnością, ale działa cuda w zarządzaniu czasem.

9. Zorganizuj się

Bałagan w dokumentach i folderach na komputerze sprawia, że znalezienie tego, co w danym momencie jest potrzebne, bywa nie tylko frustrujące, ale też marnuje czas. Małe rzeczy robią dużą różnicę, dlatego warto opracować system przechowywania i opisywania dokumentów, plików oraz wiadomości email. Stwórz odpowiednie foldery i uporządkuj pocztę. Usuń wszystkie niepotrzebne subskrypcje i stare, nieaktualne wersje plików.

10. Wyeliminuj wszelkie niepotrzebne bodźce

Media społecznościowe, przeglądanie stron internetowych, powiadomienia w telefonie to czynniki, które mogą odwracać uwagę od realizacji zadań. Niezwykle ważne jest zminimalizowanie ich negatywnego wpływu na koncentrację. Zamknij drzwi lub słuchaj ułatwiającej skupienie muzyki, aby odseparować się od otoczenia. Zamknij wszystkie karty w przeglądarce, oprócz tych związanych wykonywanym zadaniem. Wyłącz powiadomienia w komunikatorach i zostaw prywatne rozmowy na przerwę obiadową. Zacznij od małych kroków – zidentyfikuj dwa największe rozpraszacze uwagi i przez dwa tygodnie skup się na ich przezwyciężeniu.

Zastosowanie powyższych wskazówek ułatwia zarządzanie swoim czasem w pracy. Dzięki nim możliwa jest nie tylko większa skuteczność w działaniu, ale również ograniczenie godzin zmarnowanych na nieważne zadania. Pozytywny wpływ dotyczy nie tylko wyników indywidualnych, ale też równowagi pomiędzy życiem prywatnym i zawodowym. Pamiętaj jednak, że efektywne zarządzanie czasem jest niemożliwe bez koncentracji. Jej utrzymanie nie jest możliwe bez wystarczającej ilości snu, zdrowego odżywiania i aktywności fizycznej. Dobre samopoczucie pomaga pozostać skupionym, nawet gdy nadchodzi popołudniowy kryzys.

Autor: Małgorzata Sułkowska, Team Leader w Hays Poland.