W dobie dynamicznych zmian na rynku, pracodawcy coraz częściej zastanawiają się nad możliwym przebiegiem standardowych procesów HR. Wśród ich obaw pojawia się niepewność również względem zdalnego wdrożenia nowych pracowników. Tymczasem jest to skuteczne i relatywnie proste rozwiązanie, które sprawdzi się zarówno w obliczu nieprzewidywalnych zmian, jak i w przypadku zatrudnienia pracowników, którzy swoją pracę będą wykonywać przez cały czas wirtualnie.

Odpowiednie wdrożenie pracownika to niezwykle ważny aspekt dla pracodawców i działów HR. Pierwsze tygodnie i miesiące pracy nowo zatrudnionej osoby to czas na poznanie organizacji – jej kultury, procesów i współpracowników – i poznanie swoich obowiązków. Stąd też wdrożenie niezaprzeczalnie jest kluczowe dla udanej współpracy. Źle wdrożony pracownik jest bardziej skłonny szybciej rozstać się z firmą, co dla organizacji oznacza szereg problemów – konieczność wznowienia rekrutacji, co wiąże się z ponowną inwestycją czasu i pieniędzy, a także straty dla biznesu, związane z nieobsadzonym stanowiskiem.

Jak przeprowadzać zdalne rozmowy rekrutacyjne? Przeczytaj.

Myśląc o programach onboardingowych, warto jednak pamiętać o ich kilku poziomach. Pełne wdrożenie pracownika to bowiem nie tylko formalności i zapoznanie pracownika z obowiązującymi procedurami, ale także wdrożenie go w realizację zadań i umożliwienie dopasowania do kultury organizacyjnej i zbudowania relacji ze współpracownikami i przełożonym. Pewne wyzwanie – zwłaszcza dla firm, które nie mają doświadczenia w tym zakresie – stanowi również prowadzenie wdrożenia w formie zdalnej. Jednak jak pokazują doświadczenia rekruterów, którzy na co dzień współpracują z wieloma pracodawcami, zdalny onboarding może być równie skuteczny, co ten prowadzony w tradycyjny sposób. Kluczem do sukcesu jest jednak dobry plan.

Jak zaplanować zdalny onboarding?

Sprawne przeprowadzenie onboardingu jest wyzwaniem niezależnie od jego formy. Z pewnością zdalne wdrożenie sprawia najwięcej trudności pracodawcom, którzy nigdy nie oferowali pracy zdalnej, a na taki model pracy przeszły w trybie pilnym. Jednak nawet takie organizacje świetnie radzą sobie w dynamicznie zmieniającej się rzeczywistości. Aby proces się udał, konieczne jest oczywiście podejmowanie szybkich decyzji i stosowanie niestandardowych działań, takich jak wysłanie kurierem dokumentów, bądź dostarczenie służbowego telefonu i laptopa. Okazuje się jednak, że otwartość na nowe rozwiązania, przyjęcie ustalonej strategii działania i zaplanowanie poszczególnych kroków wdrożenia online jest możliwe i zdaje egzamin.

Do zdalnego onboardingu potrzebne jest stworzenie planu dla danego pracownika i szczegółowe opisanie etapów procesu wdrożenia, na które musi przygotować się organizacja. Najważniejsze jest, aby nowy pracownik czuł się dobrze poinformowany o kolejnych krokach i miał świadomość, kiedy może się spodziewać poszczególnych zdarzeń. Dzięki temu zyska poczucie, że firma o nim pamięta i zależy jej na tym, aby jak najszybciej poczuł się częścią zespołu. Dlaczego to takie ważne? Szybkie zbudowanie poczucia przynależności sprawi, że pracownikowi łatwiej będzie wykazać się efektywnością w pracy. Dlatego też wdrożenie rozumiane jest jako proces, który zaczyna się dużo wcześniej niż pierwszego dnia jego pracy. Jako moment dołączenia pracownika do firmy powinno się traktować zaakceptowanie przez niego oferty pracy i otrzymanie pierwszej wiadomości od nowego pracodawcy.

Dobrze, że z nami jesteś

Wiadomość powitalna ma ogromne znaczenie. To moment, w którym nowy pracownik po raz pierwszy zetknie się ze stylem komunikacji obowiązującym w firmie oraz sposobem przekazywania informacji. Źle zadziała zarówno bardzo długa, pełna szczegółów wiadomość, jak i lakoniczne kilka zdań, które nie dostarczą odpowiedzi na żadne pytanie. Jakie informacje warto więc zawrzeć? Zarówno podziękowanie za dołączenie do zespołu, jak i serię informacji logistycznych – kiedy zacznie się pierwszy dzień pracy, jak przebiegnie wdrożenie, jakie rozmowy odbędą się pierwszego dnia oraz gdzie znajdują się zasoby wiedzy na temat organizacji. Dobrą praktyką jest postawienie nie tylko na treść, ale również formę oddającą ducha organizacji. Może to być grafika bądź krótki film, w którym pojawi się bezpośredni przełożony nowego pracownika.

Nowi pracownicy są ciekawi czekających na nich wyzwań. Stąd też chętnie sięgają do materiałów o nowej firmie i zapoznają się z nimi. Przed rozpoczęciem pracy warto więc skierować ich do utworzonej w tym celu bazy wiedzy, w której znajdą odpowiedzi na pytania często pojawiające się w pierwszych dniach i tygodniach pracy – m.in. prezentacje wdrożeniowe, przewodniki, informacje o narzędziach, z których korzysta zespół, wzory dokumentów i regulaminy, informacje o produktach oraz usługach świadczonych przez firmę. Dobrą praktyką jest także wyznaczenie członka zespołu lub osoby z firmy, która ma doświadczenie w tym zakresie, do pełnienia roli tzw. buddy – kontaktu w razie wątpliwości, problemów lub pytań. Dzięki temu nowy pracownik czuje się „zaopiekowany”, ponieważ w trudniejszym momencie wie, do kogo może się zgłosić o pomoc. Rolą osoby wspierającej wdrożenie jest również upewnienie się, że nowy współpracownik dobrze się czuje i niczego mu nie brakuje, co również stanowi dobrą podstawę do budowania relacji.

W zależności od specyfiki firmy, proces onboardingu można też wspierać na wiele różnych sposobów. Z pomocą przychodzą choćby webinaria, wideokonferencje, komunikatory. Szereg takich narzędzi już teraz funkcjonuje w wielu firmach, tyle że nigdy wcześniej nie były wykorzystane w procesie wdrożenia. Doświadczenia ekspertów Hays Poland pokazują również, że istnieją organizacje, w których zdalna rekrutacja i onboarding cieszą się większą popularnością wśród nowych pracowników niż wcześniejsze, standardowe rozwiązania. Bardzo często cały proces przebiega też sprawniej.

Aby przeprowadzić zdalny on-boarding w najprostszej postaci, wystarczy Excel do planowania i narzędzie do zdalnej komunikacji typu Webex, Blue Jeans, Fuze, czy też pakiet Microsoft Office 365, które umożliwi przeprowadzenie zdalnych szkoleń i wirtualne spotkania. Dodatkowo, można wykorzystać do planowania procesu narzędzia standardowo używane w organizacji do zarządzania projektami.

Rola pierwszego dnia pracy

Warto, aby pierwszy dzień pracy nowego pracownika wypełniony był potrzebnymi aktywnościami, ale też zakładał odpowiednio dużo przerw na przyswojenie informacji. Obok powitalnego spotkania online z menedżerem i zespołem, warto uwzględnić wspólne logowanie do systemów z IT, szkolenie z dostępnych technologii i narzędzie, kontakt z osobą odpowiedzialną za wdrożenie (tzw. buddy) oraz rozmowę z menedżerem. Ważnym jest, aby w pierwszym dniu pracy wszystkie osoby zaangażowane w proces wdrożenia miały czas zarezerwowany na ten cel i działały zgodnie z ustalonym harmonogramem. Istotna jest przy tym otwartość na informacje zwrotne i bieżąca komunikacja.

W kolejnych dniach nie mniej ważne jest zaopiekowanie i profesjonalne wprowadzanie nowego pracownika. Pamiętajmy, że nowe osoby mają często wiele pytań i wątpliwości. W tradycyjnej rzeczywistości mogą zadać je komuś w biurze, natomiast pracując zdalnie są zdani na siebie. Jak temu zapobiec? Obok wyznaczenia osoby do pełnienia roli buddy’ego, dobrze jest również z góry zaplanować kilkunastominutowe rozmowy w ciągu dnia ze współpracownikami. Wtedy możliwe jest nie tylko omówienie bieżących zadań i upewnienie się, że wszystko jest jasne, ale także poruszenie wątków pozazawodowych, dzięki którym członkowie zespołu bliżej się poznają.

Pamiętajmy też o pułapkach zdalnego wdrożenia. Niektórzy pracownicy zdalni proszeni są nawet o przesyłanie co pół godziny podsumowania realizowanych działań swojemu przełożonemu. Czy taki nadzór jest faktycznie potrzebny? Nie, ale gotowość menedżerów do zaufania swoim zespołom jest bardzo różna. Pierwszym krokiem do onboardingu online powinno być więc przygotowanie zespołów i menedżerów – wyznaczenie jasnych zasad oraz zapewnienie wszystkich, że jest to normalny dzień pracy, tylko w nieco innych warunkach.

Bezcenna informacja zwrotna w onboardingu

Choć informacja zwrotna nie kojarzy się wprost z wdrożeniem nowego pracownika, to badanie doświadczeń odbiorców takich programów powinno być ich standardową częścią. Zdalny onboarding nie jest wyjątkiem. Jak zbierać feedback od świeżo zatrudnionych i wdrażanych zdalnie pracowników? Do wyboru mamy indywidualne sesje feedbackowe, ankiety oraz inne rozwiązania korporacyjne, funkcjonujące w firmach. Warto jednak wcześniej określić na jakich etapach wdrożenia zbierane będą informacje od nowych pracowników oraz jaka forma będzie najskuteczniejsza.

Anna Czyż

Head of People & Culture w Hays Poland
Profil autora na LinkedIn