WPROWADZENIE

• Niniejsza Wewnętrzna Polityka prywatności w rekrutacji dotyczy osób starających się o zatrudnienie w Hays.

• Niniejsza Wewnętrzna Polityka prywatności w rekrutacji opisuje, w jaki sposób gromadzimy, wykorzystujemy i przetwarzamy Twoje dane osobowe oraz jak przestrzegamy przy tym naszych zobowiąza

• Jeśli wskażesz, że chcesz, byśmy przetwarzali również Twoje dane osobowe, aby znaleźć Ci odpowiednie stanowiska u klientów Hays albo innych stron trzecich, nasza Ogólna polityka prywatności będzie obowiązywać w odniesieniu do Twojej osoby w zakresie w/w przetwarzania. Można ją znaleźć na naszej stronie internetowej.

• Dla uniknięcia wątpliwości, niniejsza Wewnętrzna Polityka prywatności w rekrutacji nie obowiązuje Pracowników Hays starających się przyjęcie o stanowiska wewnętrzne - jeśli tak jest w Twoim przypadku, zapoznaj się z osobną Polityką prywatności dla pracowników, dostępną w Intranecie Hays.

• Jeśli przyjmiesz propozycję pracy w Hays, powinieneś/powinnaś zapoznać się z Polityką prywatności dla pracowników, aby dowiedzieć się w jaki sposób przetwarzamy dane osobowe Pracowników. Zostanie Ci ona przekazana w ramach procesu wprowadzenia na stanowisko pracy.

• Do celów obowiązującego ustawodawstwa z zakresu ochrony danych, w tym między innymi Rozporządzenia ogólnego o ochronie danych (Rozporządzenie (UE) 2016/679) („RODO”), spółkę odpowiedzialną za Twoje dane osobowe („Hays” lub „my”) znajdziesz w Aneksie 1.

• Niniejsza Wewnętrzna Polityka prywatności w rekrutacji może podlegać każdorazowym zmianom. Jeżeli chcesz być na bieżąco, sprawdzaj tę stronę, ponieważ będziemy na niej informować o wszelkich zmianach w naszym podejściu do prywatności danych.

• Jeżeli jesteś niezadowolony z jakiegokolwiek aspektu naszej Wewnętrznej Polityki prywatności w rekrutacji, mogą przysługiwać Ci pewne prawa, które również opisaliśmy we właściwych miejscach.

• Niniejsza Wewnętrzna Polityka prywatności w rekrutacji obowiązuje we właściwych krajach w ramach naszej sieci międzynarodowej. Różne kraje mogą mieć nieco odmienne podejście do prywatności danych, więc niniejsza Wewnętrzna Polityka prywatności w rekrutacji zawiera również fragmenty obowiązujące w poszczególnych krajach.  Podsumowanie warunków właściwych dla poszczególnych krajów możesz znaleźć w Aneksie 3. Pozwala nam to upewnić się, że przestrzegamy wszystkich obowiązujących przepisów dotyczących ochrony prywatności danych bez względu na to, gdzie się znajdujesz.

JAKIEGO RODZAJU DANE OSOBOWE GROMADZIMY W ZAKRESIE REKRUTACJI?    

• Gromadzimy Twoje dane, aby zapewnić płynny przebieg procesu Rekrutacji, na przykład w przypadku, gdy mamy słuszny interes w rozważeniu Twojej kandydatury na dane stanowisko oraz by zagwarantować naszą zdolność do przestrzegania naszych zobowiązań prawnych i regulacyjnych. W zależności od istotnych okoliczności i obowiązujących lokalnych przepisów prawa i wymogów możemy gromadzić niektóre lub wszystkie informacje wymienione poniżej, aby pomogły nam w osiągnięciu tego celu, tam gdzie jest to właściwe. Jest to polityka międzynarodowa i należy zauważyć, że niektóre jurysdykcje nakładają na nas ograniczenia w zakresie przetwarzania niektórych z danych wymienionych poniżej. W takich przypadkach nie będziemy przetwarzać danych w tego rodzaju jurysdykcjach.  Najważniejsze przykłady danych, które możemy, a nawet musimy przetwarzać w niektórych jurysdykcjach, a których nie wolno nam przetwarzać w innych jurysdykcjach, zostały dla wygody wymienione w drugiej części poniższej listy:

  • imię i nazwisko;

  • wiek/data urodzenia;

  • dane kontaktowe, takie jak adres, adres e-mail i numer telefonu;

  • numer identyfikacyjny nadawany po urodzeniu;

  • płeć biologiczna/społeczno-kulturowa;

  • zdjęcie;

  • stan cywilny;

  • CV;

  • wykształcenie;

  • historia zatrudnienia i poprzednie miejsca pracy;

  • dane kontaktu referencyjnego;

  • Twój podpis, w tym również w formie elektronicznej;

  • status imigracyjny (czy potrzebujesz pozwolenia na pracę);

  • narodowość/obywatelstwo/miejsce urodzenia;

  • kopia Twojego prawa jazdy i/lub paszportu/dowodu osobistego;

  • numer ubezpieczenia społecznego (lub jego odpowiednik w Twoim kraju) i inne informacje podatkowe;

  • dane dotyczące Twojego obecnego lub wcześniejszego stanowiska (stanowisk), w tym wynagrodzenie, ustalenia dotyczące emerytury i świadczeń;

  • dodatkowe informacje, które zdecydujesz się nam podać;

  • dodatkowe informacje, które Twój kontakt referencyjny zdecyduje się nam podać;

  • niektóre dodatkowe informacje wymagane przez miejscowe prawo i

  • dodatkowe informacje, których dowiemy się z innych źródeł zewnętrznych.

• Jak wskazano powyżej, niektóre z ważniejszych przykładów danych, które przetwarzamy w niektórych jurysdykcjach, a których nie wolno nam przetwarzać w innych (i zgodnie z tymi wymogami nie przetwarzamy ich w tego rodzaju jurysdykcjach) obejmują:

  • informacje finansowe (w tym również w przypadku, gdy musimy zweryfikować status finansowy);

  • informacje z zakresu różnorodności, w tym informacje o pochodzeniu rasowym lub etnicznym, przekonaniach religijnych lub innych, zdrowiu fizycznym lub umysłowym, w tym informacje dotyczące niepełnosprawności;

  • informacje na temat orientacji seksualnej;

  • informacje biometryczne;

  • nagrania z kamer przemysłowych, jeśli odwiedzasz nasze obiekty;

  • szczegóły wszelkich wyroków skazujących; i

  • wysyłane przez Ciebie do Hays wiadomości, które przechodzą przez Systemy Hays, w tym maile, wiadomości przesyłane przez komunikatory, posty w mediach społecznościowych, SMS-y i wiadomości przesyłane przez aplikacje (jak np. WhatsApp).

• Zwróć uwagę, że powyższe listy kategorii danych osobowych, które możemy gromadzić, nie są wyczerpujące.

• Będziemy przetwarzać wszystkie elementy danych osobowych z wyjątkiem wyżej wymienionych, aby zapewnić płynny przebieg procesu Rekrutacji i móc świadomie zdecydować, czy jesteś odpowiednią osobą na dane stanowisko (lub inne właściwe wolne stanowiska, w zależności od sytuacji).

• W zależności od rodzaju danych osobowych i powodów, dla których możemy je przetwarzać, jeżeli odmówisz przekazywania nam takich danych, możemy nie być w stanie kontynuować procesu Rekrutacji.

• Aby zapoznać się ze szczegółami podstaw prawnych, na których opieramy się, aby móc używać i przetwarzać Twoje dane osobowe, sprawdź poniższą sekcję, zatytułowaną „Podstawy prawne przetwarzania Twoich danych przez Hays”. 

W JAKI SPOSÓB GROMADZIMY TWOJE DANE OSOBOWE?

Gromadzimy Twoje dane osobowe na trzy podstawowe sposoby:

1. Dane osobowe, które nam przekazujesz;

2. Dane osobowe, które uzyskujemy z innych źródeł; oraz

3. Dane osobowe, które gromadzimy automatycznie.

Poniżej znajdują się dodatkowe informacje na temat każdej z tych metod.

Dane osobowe przekazywane przez Ciebie

• Hays musi znać określone informacje o Tobie, aby przeprowadzić proces Rekrutacji w prawidłowy sposób.

• Możesz nam udostępnić informacje na kilka różnych sposobów. W stosownych przypadkach i zgodnie z wszelkimi miejscowymi przepisami i wymogami, może to obejmować sytuacje, w których:

• Aplikujesz na stanowisko pracy w Hays za pośrednictwem naszej strony internetowej lub innych portali rekrutacyjnych;

• Aplikujesz na stanowisko pracy w Hays mailowo;

• Aplikujesz na stanowisko pracy w Hays za pośrednictwem serwisów rekrutacyjnych (takich jak Monster i StepStone);

• Aplikujesz na stanowisko pracy w Hays za pośrednictwem stron networkingowych (takich jak LinkedIn);

• Aplikujesz na stanowisko pracy w Hays przesyłając CV lub podanie, w wersji papierowej lub elektronicznej;

• Podczas targów pracy lub innego wydarzenia dotyczącego pracy w Hays rejestrujesz się, aby otrzymywać od nas więcej informacji, w tym - w stosownych przypadkach - prosisz, abyśmy przesłali Ci kopię wygłoszonej przez nas prezentacji;

• Składasz wniosek o uczestnictwo w naszych programach stażowych, mentoringowych albo stypendialnych;

• Wypełniasz formularz aplikacyjny kandydata podczas rozmowy o pracę;

• Kontaktowałeś/Kontaktowałaś się wcześniej z Hays jako kandydat/ka, zwracając się do Hays o pomoc w znalezieniu zatrudnienia w firmie zewnętrznej;

• Informacje, które przekazujesz Pracownikom Hays w ramach kontaktów w trakcie procesu Rekrutacyjnego;

• Wypełniasz nasz test matchmakingu [pozwalający znaleźć odpowiednią firmę dla Ciebie] na naszej stronie (jeśli jest on dostępny w Twoim kraju).

Dane osobowe, które uzyskujemy z innych źródeł

• Pozyskujemy Twoje dane osobowe również z innych źródeł. W zależności od danej sytuacji i obowiązujących miejscowych przepisów i wymogów, może to dotyczyć danych osobowych pozyskanych w następujących sytuacjach:  

  • informacje uzyskane na Twój temat w czasie, gdy przeszukiwaliśmy zasoby zewnętrzne, takie jak LinkedIn oraz inne portale pracy dla potencjalnej Rekrutacji na stanowiska w Hays;

  • kiedy jeden z Pracowników Hays poleca nam Ciebie, np. za pośrednictwem naszych wewnętrznych zespołów rekrutacyjnych, wówczas podzieli się on z nami Twoimi danymi osobowymi;

  • jeżeli zostałeś/zostałaś nam polecony/polecona przez agencję rekrutacyjną lub konsultanta, mogli oni udostępnić nam Twoje dane osobowe;

  • informacje uzyskane przez jeden z naszych wewnętrznych zespołów rekrutacyjnych, który pozyskał Twoje dane, np. za pośrednictwem strony internetowej na temat pracy albo publikacji na temat karier dla absolwentów;

  • informacje uzyskane od stron trzecich, np. byłych pracowników Hays, którzy polecili Cię na dane stanowisko;

  • informacje uzyskane na Twój temat od zewnętrznych dostawców usług, przeprowadzających w Twoim imieniu weryfikację Twoich danych osobowych;

  • Twoje dane osobowe mogą nam zostać ujawnione przez Twoje kontakty referencyjne; oraz

  • Jeżeli lubisz naszą stronę na Facebooku lub obserwujesz nas na Twitterze, otrzymamy Twoje dane osobowe z tych stron.

Dane osobowe, które gromadzimy automatycznie

• We właściwych przypadkach i zgodnie z miejscowymi przepisami prawa i wymogami możemy gromadzić Twoje dane osobowe automatycznie, na następujące sposoby:

• • wysyłane przez Ciebie do Hays wiadomości, które przechodzą przez Systemy Hays, w tym maile, wiadomości przesyłane przez komunikatory, posty w mediach społecznościowych, SMS-y i wiadomości przesyłane przez aplikacje (jak np. WhatsApp).

  • kiedy wchodzisz na naszą stronę internetową, obejmują one Twój adres IP, datę i godziny oraz częstotliwość wchodzenia na naszą stronę internetową i sposób przeglądania jej treści. Będziemy również gromadzić od Ciebie dane, gdy będziesz kontaktować się z nami przez stronę internetową, na przykład używając funkcji czatu.

  • poprzez pliki cookies, kiedy odwiedzasz naszą stronę internetową, zgodnie z ustawieniami plików cookies Twojej przeglądarki. możemy wykorzystywać dane dotyczące Twojego sposobu korzystania z naszych stron internetowych w celu poprawy innych aspektów naszej komunikacji z Tobą. Jeżeli chcesz dowiedzieć się więcej o plikach cookies, o tym, w jaki sposób je wykorzystujemy i jakie masz opcje do wyboru, zapoznaj się z naszą Ogólną Polityką prywatności.

W JAKI SPOSÓB WYKORZYSTUJEMY TWOJE DANE OSOBOWE?

Zwykle wykorzystujemy dane Rekrutacyjne na następujące sposoby:

1. Aby zapewnić płynny przebieg procesu Rekrutacji

2. Oceniając, czy jesteś odpowiednim kandydatem/kandydatką na dane stanowiska;

3. Aby przeprowadzić monitoring równych szans (w stosownych przypadkach i zgodnie z wymogami miejscowych przepisów prawa);

4. Aby pomóc nam ustalić, wykonać lub obronić roszczenia prawne; oraz

5. Aby pomóc nam udzielić Ci pomocy oraz zrozumieć, jakie byłyby nasze zobowiązania prawne w przypadku Twojej choroby lub niepełnosprawności.

Poniżej znajdują się dodatkowe informacje na temat każdego z tych celów:

Aby zapewnić płynny przebieg procesu Rekrutacji

• Poniżej wymieniliśmy różne sposoby, na które możemy przetwarzać lub wykorzystywać Twoje dane osobowe w tym celu, w stosownych przypadkach i zgodnie z wszelkimi miejscowymi przepisami prawa i wymogami:

  • Gromadzenie Twoich danych od Ciebie i z innych źródeł, na przykład od Twoich kontaktów referencyjnych;

o  Przekazywanie Twoich danych rekruterom pomagającym nam w znalezieniu nowych Pracowników;

o  Umożliwianie rekruterom skontaktowania się z Tobą w sprawie pracy;

• • Umożliwianie naszym menedżerom podjęcia decyzji o zaproponowaniu Ci oferty pracy;

  • Ustalanie warunków naszej współpracy;

  • Rekruterzy wewnętrzni przekazujący Twoje dane naszym menedżerom w celu omówienia czy jesteś odpowiednią osobą na dane stanowisko w Hays;

  • Ocena Twoich kwalifikacji pod kątem konkretnej pracy lub zadania, w tym decyzji dotyczącej objęcia stanowiska;

  • Poinformowanie Cię o przyjęciu/odrzuceniu Twojej aplikacji;

  • Weryfikacja informacji, które uzyskaliśmy, z wykorzystaniem zewnętrznych zasobów (takich jak badania psychometryczne czy testy umiejętności) lub prośby o udzielenie informacji (takich jak referencje, kwalifikacje i potencjalnie karalność, w zakresie, w jakim jest to odpowiednie i zgodne z lokalnymi przepisami prawa);

  • Przechowywanie i przekazywanie Twoich danych (oraz ich aktualizacja w razie potrzeby) w naszych wewnętrznych rekrutacyjnych bazach danych i systemach śledzenia kandydatów oraz pomiędzy nimi;

  • Wypełnianie naszych zobowiązań prawnych w związku z wykryciem przestępstwa lub poborem podatków lub ceł;

  • Przechowywanie w ewidencji daty Twojej rozmowy o pracę lub innych ocen;

  • Dokonywanie ustaleń w celu zaproponowania Ci pracy;

  • Przeprowadzanie ankietowych badań satysfakcji z naszego procesu Rekrutacyjnego;

  • Z zastrzeżeniem konkretnych, miejscowych wymogów prawnych (uznając, że w niektórych jurysdykcjach, gdzie działamy, przeprowadzanie niektórych z tych form przetwarzania danych jest dozwolone w ograniczonym stopniu):

    • monitorowanie wysyłanych przez Ciebie do Hays wiadomości, które przechodzą przez Systemy Hays, w tym maili, wiadomości przesyłanych przez komunikatory, posty w mediach społecznościowych, SMS-ów i wiadomości przesyłanych przez aplikacje (jak np. WhatsApp).

    • prowadzenie ewidencji danych związanych z bezpieczeństwem, abyśmy mogli mieć pewność, kto znajduje się w naszym obiekcie w dowolnym momencie; oraz

    • prowadzenie w naszym obiekcie monitoringu kamerami przemysłowymi, w celu zapewnienia bezpieczeństwa naszych Pracowników i mienia.

  • Wypełnianie wszelkich innych obowiązków lub spełnianie niezbędnych wymogów wynikających z procesu Rekrutacyjnego;

  • Jeśli przyjmiemy Cię do pracy, przekazanie Twoich danych osobowych do naszych wewnętrznych systemów HR; oraz

  • Jeśli Twoja aplikacja na stanowisko w Hays została odrzucona, możemy przetwarzać Twoje dane osobowe, aby przedstawić Cię kolejnemu członkowi zespołu Hays w celu przedyskutowania, czy chcesz, abyśmy nadal przetwarzali Twoje dane osobowe, aby pomóc Ci w znalezieniu pracy u jednego z naszych klientów. W tej sytuacji staniesz się „kandydatem/kandydatką” i obowiązywać Cię będą warunki Ogólnej Polityki prywatności.

Oceniając, czy jesteś odpowiednim kandydatem/kandydatką na dane stanowiska

• Oprócz zwykle stosowanych procesów HR, w miarę rozwoju technologii, być może w przyszłości będziemy mogli korzystać z maszynowego uczenia, profilowania i algorytmów przy podejmowaniu decyzji związanych z Rekrutacją oraz dla dokładniejszej oceny, czy jesteś odpowiednią osobą na dane stanowisko oraz przy podejmowaniu innych decyzji w ramach naszych procesów Rekrutacyjnych. Jest to dla nas  szansa usprawnienia naszych procesów biznesowych oraz zagwarantowania dobrze funkcjonującego miejsca pracy dla nas wszystkich. W odpowiednich okolicznościach i w przypadkach dozwolonych przez prawo możemy wymagać Twojej zgody na przeprowadzenie niektórych z tych działań.

W celu przeprowadzenia monitoringu równych szans 

• Zobowiązujemy się do zapewnienia zgodności naszych procesów rekrutacyjnych z naszym podejściem do zasady równych szans. W niektórych jurysdykcjach, gdzie przetwarzanie tego rodzaju danych jest dozwolone zgodnie z miejscowymi przepisami prawa, niektóre z danych, które gromadzimy na Twój temat, określane są zbiorczo „danymi o różnorodności”. Mogą to być informacje o Twoim pochodzeniu etnicznym, płci, niepełnosprawności, wieku, orientacji seksualnej, wyznaniu lub innych poglądach, ustaleniach dotyczących sprawowania opieki nad dzieckiem i/lub środowisku społeczno-ekonomicznym. W stosownych przypadkach i wyłącznie zgodnie z miejscowymi przepisami prawa i wymogami, użyjemy tych danych w postaci anonimowej do monitoringu naszej zgodności z wymogami dotyczącymi równych szans.

Aby pomóc nam ustalić, wykonać lub obronić roszczenia prawne

• W bardziej wyjątkowych okolicznościach możemy również wykorzystać Twoje dane osobowe, aby lepiej ustalić, wyegzekwować lub obronić roszczenia prawne.

Aby pomóc nam udzielić Ci pomocy oraz zrozumieć, jakie byłyby nasze zobowiązania prawne w przypadku Twojej choroby lub niepełnosprawności

• Jeśli cierpisz na jakąkolwiek chorobę lub niepełnosprawność, możemy, z zastrzeżeniem miejscowych przepisów prawa i wymogów, zapisać szczegóły dotyczące Twojego stanu, tak aby zasadnie dostosować proces przeprowadzania rozmowy kwalifikacyjnej i inne procedury Rekrutacyjne, o ile jest to wymagane.

Zwróć uwagę, że powyższa lista sposobów, na które możemy używać Twoich danych osobowych w tym celu, nie jest wyczerpująca.

Będziemy używać Twoich danych osobowych wyłącznie do celów, do których je gromadzimy, o ile zasadnie nie uznamy, że potrzebujemy ich użyć do innego celu, kompatybilnego z celem pierwotnym. Jeśli będziemy musieli użyć Twoich danych osobowych do celów niezwiązanych, poinformujemy Cię o tym i wyjaśnimy podstawę prawną, która nam to umożliwia.

Aby dowiedzieć się więcej na temat podstaw prawnych, na których opieramy się, aby móc używać i przetwarzać Twoje dane osobowe na wyżej wymienione sposoby, sprawdź poniższą sekcję, zatytułowaną „Podstaw prawne przetwarzania Twoich danych przez Hays”.

Zwróć uwagę, że w niektórych jurysdykcjach, w których działamy, do sposobu wykorzystania przez nas Twoich danych osobowych stosuje się różne zasady. Aby uzyskać więcej informacji na temat tego rodzaju dodatkowych zasad w Twojej jurysdykcji, zapoznaj się z Aneksem 3.

KOMU UDOSTĘPNIAMY TWOJE DANE OSOBOWE?

• W stosownych przypadkach i zgodnie z miejscowymi przepisami prawa i wymogami, możemy udostępniać niektóre z Twoich danych osobowych, na różne sposoby i z różnych powodów, następującym kategoriom osób:  

  • którejkolwiek ze spółek naszej grupy (może to obejmować spółki działające w naszych oddziałach zagranicznych);

  • Twojej rodzinie i osobistym przedstawicielom;

  • zewnętrznym organizacjom (na przykład przeprowadzającym testy psychometryczne), współpracownikom biznesowym i profesjonalnym doradcom, aby umożliwić nam dokonanie oceny, czy jesteś odpowiednią osobą na dane stanowisko;

  • w stosownych przypadkach, rekruterom, którzy pomogą nam znaleźć dla Ciebie odpowiednie stanowisko;

  • osobom i organizacjom przechowującym informacje związane z Twoimi kontaktami referencyjnymi albo podaniem o pracę w naszej organizacji, jak np. obecni lub byli pracodawcy, instytucje edukacyjne i komisje oceniające, agencje imigracyjne oraz agencje zatrudnienia i rekrutacyjne;

  • stronom trzecim, aby spełnić nasze zobowiązania prawne, np. dotyczące wymogów imigracyjnych;

  • stronom trzecim przechowującym informacje związane z Twoją historią finansową, np. organizacjom zajmującym się finansami, biurom informacji kredytowej oraz agencjom windykacyjnym i detektywistycznym;

  • w stosownych przypadkach, pracownikom służby zdrowia, jak np. Twojemu lekarzowi pierwszego kontaktu lub specjaliście ds. BHP.

  • zewnętrznym dostawcom, którzy sprawują stanowiska w naszym imieniu (w tym zewnętrznym konsultantom, współpracownikom biznesowym i profesjonalnym doradcom, takim jak prawnicy, audytorzy i księgowi, pracownicy wsparcia technicznego i konsultanci IT testujący i rozwijający nasze biznesowe systemy technologiczne);

  • zewnętrznym dostawcom usług IT i dostawcom usług przechowywania dokumentów w ramach outsourcingu, jeżeli zawarliśmy odpowiednią umowę o przetwarzaniu danych (lub podobne zabezpieczenie);

• • stronom trzecim uczestniczącym w postępowaniu sądowym (w tym radcom prawnym, świadkom, biegłym i organom sądowym oraz quasi-sądowym) lub pomagającym w nim;

  • stronom trzecim, które wybraliśmy w celu świadczenia usług takich, jak weryfikacja referencji, kwalifikacji i karalności, w zakresie, w jakim weryfikacje te są odpowiednie i zgodne z lokalnymi przepisami prawa; oraz

  • Jeśli w przyszłości Hays stanie się przedmiotem fuzji lub kupna przez inną firmę lub spółkę (lub będzie prowadzić poważne rozmowy na temat takiej możliwości), możemy udostępnić Twoje dane osobowe (potencjalnym) nowym właścicielom firmy lub spółki.

W JAKI SPOSÓB CHRONIMY TWOJE DANE OSOBOWE?

• Staramy się chronić Twoje informacje. Dlatego też wdrożyliśmy odpowiednie środki mające na celu zapobieganie nieupoważnionemu dostępowi i nadużyciu Twoich danych osobowych. Obejmuje to środki wdrażane w sytuacji wszelkich domniemanych przypadków naruszenia danych.

• Jesteśmy zobowiązani do podejmowania wszystkich uzasadnionych i odpowiednich środków w celu ochrony posiadanych przez nas danych osobowych przed nadużyciem, utratą lub nieupoważnionym dostępem. W tym celu wdrożyliśmy szereg odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych.

• Jeżeli podejrzewasz jakiekolwiek nadużycie, utratę lub nieupoważniony dostęp do Twoich danych osobowych, niezwłocznie nas powiadom. Możesz dowiedzieć się, jak się z nami skontaktować w Aneksie 1. 

JAK DŁUGO PRZECHOWUJEMY TWOJE DANE OSOBOWE?

• Z zastrzeżeniem Twoich praw (wyjaśnionych w niniejszej Wewnętrznej Polityce prywatności w rekrutacji) będziemy przetwarzać Twoje dane w zwykłym trybie od momentu Twojego pierwszego kontaktu z nami i przechowamy je do zakończenia procesu Rekrutacji. Dokładna długość tego okresu będzie uzależniona od rodzaju danych, naszych słusznych potrzeb biznesowych oraz innych zasad prawnych lub regulacyjnych, które mogą nakładać na nas wymóg zachowania ich na określone okresy minimalne.  Na przykład, możemy je przechować na konkretny okres, aby spełnić miejscowe wymogi prawne w związku z kontrolami imigracyjnymi lub aby umożliwić nam udzielenie odpowiedzi na wszelkie pytania, jakie możesz zadać na temat procesu Rekrutacji w przyszłości.

• Ustalając odpowiedni okres retencji dla różnych rodzajów danych osobowych, zawsze uwzględniamy ilość, charakter i wrażliwość tych danych, potencjalne ryzyko powstania szkody w wyniku nieupoważnionego dostępu lub ujawnienia tych danych osobowych, cele, do których potrzebujemy je przetwarzać oraz czy możemy osiągnąć te cele innymi środkami (oczywiście, oprócz upewnienia się, że spełniamy nasze zobowiązania prawne, regulacyjne i związane z zarządzaniem ryzykiem, jak opisano powyżej).

• Kiedy stwierdzimy, że nie potrzebujemy już przechowywać Twoich danych osobowych, Usuniemy je z naszych Systemów.

JAK UZYSKAĆ DOSTĘP DO PRZEKAZANYCH NAM DANYCH OSOBOWYCH, POPRAWIĆ JE LUB WYCOFAĆ? 

Jednym z głównych celów RODO jest ochrona i doprecyzowanie praw obywateli UE i osób przebywających w UE w zakresie ochrony danych. Nawet jeśli już posiadamy Twoje dane osobowe, wciąż przysługują Ci różne związane z nimi prawa, które wymieniliśmy poniżej.

Aby porozmawiać na temat tych praw (również jeśli chcesz skorzystać z któregokolwiek z nich), skontaktuj się z nami, korzystając z danych zawartych w Aneksie 1. Będziemy starali się rozpatrzyć Twój wniosek bez zbędnej zwłoki, w terminie nie dłuższym niż jeden miesiąc (z zastrzeżeniem ewentualnych przedłużeń terminu na mocy prawa). Zwróć uwagę, że możemy przechowywać Twoją korespondencję, aby ułatwić nam rozwiązanie jakichkolwiek zgłoszonych przez Ciebie problemów.

RODO daje Ci następujące prawa w związku z Twoimi danymi osobowymi:

Prawo do sprzeciwu

• Prawo to umożliwia Ci sprzeciwienie się przetwarzaniu przez nas Twoich danych osobowych, jeżeli robimy to z jednego z następujących powodów: (i) ponieważ leży to w naszym uzasadnionym interesie (ii) aby umożliwić nam realizację zadania w interesie publicznym lub w ramach działań organów publicznych; (iii) aby przesyłać Ci materiały marketingu bezpośredniego; oraz (iv) dla celów naukowych, historycznych, badawczych lub statystycznych.

• Najbardziej prawdopodobnym powodem związanym z naszymi procesami Rekrutacyjnymi będzie wymieniona powyżej kategoria „uzasadnionego interesu”, a jeśli Twoje obiekcje związane są z tym, że przetwarzamy Twoje dane osobowe, ponieważ uznajemy to za niezbędne dla naszego uzasadnionego interesu, musimy zastosować się do Twoich obiekcji, zaprzestając danego działania, chyba że:

  • możemy udowodnić, że mamy ważne, uzasadnione podstawy przetwarzania, które przeważają nad Twoimi interesami; lub

• • przetwarzamy Twoje dane dla celów ustalenia, wyegzekwowania lub obrony roszczenia prawnego.

Prawo do wycofania zgody

• Jeżeli otrzymaliśmy od Ciebie zgodę na przetwarzanie Twoich danych osobowych dla celów określonych działań (na przykład automatycznego profilowania), możesz wycofać swoją zgodę w dowolnym momencie, a my przestaniemy wykonywać to działanie, na które uprzednio wyraziłeś zgodę, chyba że uważamy, iż istnieje inna podstawa prawna dalszego przetwarzania Twoich danych dla tego celu, o czym Cię powiadomimy.

Prawo do przekazania wniosku o dostęp do danych osoby, której dane dotyczą (DSAR)

• Możesz w dowolnym czasie poprosić nas o potwierdzenie, jakie informacje na Twój temat posiadamy, oraz zażądać zmiany, aktualizacji lub Usunięcia takich informacji. Możemy poprosić Cię o podanie dodatkowych informacji dotyczących Twojego wniosku. Jeżeli udostępnimy Ci dane na Twój temat, które posiadamy, nie obciążymy Cię kosztami z tego tytułu, chyba że Twój wniosek jest „ewidentnie nieuzasadniony lub nadmierny”. Jeżeli zażądasz od nas dodatkowych kopii tych informacji, możemy obciążyć Cię uzasadnionymi kosztami administracyjnymi, o ile jest to prawnie dozwolone.  Możemy odrzucić Twój wniosek, jeżeli prawo na to zezwala. Jeżeli odrzucimy Twój wniosek, podamy Ci uzasadnienie naszej decyzji.

• Zwróć uwagę, że w niektórych jurysdykcjach, w których działamy, przestrzegamy dodatkowych lokalnych przepisów prawa i wymogów dotyczących wniosków o udostępnienie danych osób, których dane dotyczą i możemy odrzucić Twój wniosek zgodnie z takimi przepisami. Aby uzyskać więcej informacji na temat tego rodzaju dodatkowych wymogów w Twojej jurysdykcji, zapoznaj się z Aneksem 3.

Prawo do wymazania

• W pewnych okolicznościach masz prawo żądać wymazania Twoich danych. Informacje muszą zazwyczaj spełniać następujące kryteria:

  • dane nie są już niezbędne dla celów, dla których były pierwotnie gromadzone i/lub przetwarzane;

  • jeżeli wcześniej udzieliłeś zgody na przetwarzanie przez nas Twoich danych, wycofałeś ją i nie istnieje inna zasadna przyczyna kontynuowania przez nas przetwarzania;

  • dane były przetwarzane bezprawnie (czyli w sposób niezgodny z RODO);

  • konieczne jest wymazanie danych w celu spełnienia przez nas naszych zobowiązań jako administratora danych na mocy przepisów prawa UE lub państwa członkowskiego; lub

  • jeżeli przetwarzamy dane, ponieważ uważamy to za konieczne dla naszych uzasadnionych interesów, sprzeciwiasz się przetwarzaniu i nie jesteśmy w stanie wykazać przeważających uzasadnionych przyczyn dalszego przetwarzania.

• Zwróć uwagę, że w niektórych jurysdykcjach, w których działamy, przestrzegamy dodatkowych miejscowych przepisów prawa i wymogów dotyczących prawa do wymazania danych osób, których dane dotyczą i możemy odrzucić Twój wniosek zgodnie z lokalnymi przepisami prawa. Aby uzyskać więcej informacji na temat tego rodzaju dodatkowych wymogów w Twojej jurysdykcji, zapoznaj się z Aneksem 3.

• Jesteśmy uprawnieni do odrzucenia Twojego wniosku o wymazanie danych wyłącznie z następujących przyczyn:

  • skorzystanie z prawa wolności wypowiedzi i informacji;

  • spełnienie zobowiązania prawnego, realizacja zadania w interesie publicznym w ramach działań organów publicznych;

  • dla celów zdrowia publicznego w interesie publicznym;

  • dla celów archiwizacyjnych, badawczych lub statystycznych; lub

  • w celu realizacji lub obrony roszczenia prawnego.

• Stosując się do zasadnego wniosku o wymazanie danych, podejmiemy wszystkie uzasadnione, wykonalne środki w celu Usunięcia właściwych danych.

Prawo do ograniczenia przetwarzania

• W pewnych okolicznościach masz prawo żądać ograniczenia przetwarzania przez nas Twoich danych. Oznacza to, że możemy kontynuować przechowywanie Twoich danych i nie będziemy mogli wykonywać żadnych dalszych działań z zakresu ich przetwarzania wyłącznie do momentu: (i) ustąpienia jednej z okoliczności wymienionych poniżej; (ii) udzielenia przez Ciebie zgody; lub (iii) konieczności dalszego przetwarzania albo w celu ustalenia, wykonania lub obrony roszczeń prawnych, ochrony praw innej osoby, albo z powodu ważnego interesu publicznego UE lub państwa członkowskiego.

• Okoliczności, w których jesteś uprawniony do żądania ograniczenia przetwarzania Twoich danych osobowych, są następujące:

  • podważasz poprawność danych osobowych na Twój temat, które przetwarzamy. W takim przypadku przetwarzanie przez nas Twoich danych osobowych będzie ograniczone do okresu, w którym poprawność danych będzie weryfikowana.

  • sprzeciwiasz się przetwarzaniu przez nas Twoich danych osobowych w naszym uzasadnionym interesie. W takim przypadku możesz zażądać ograniczenia danych, podczas gdy będziemy weryfikować nasze podstawy przetwarzania Twoich danych osobowych.

  • jeżeli przetwarzanie przez nas Twoich danych jest bezprawne, ale wolisz, abyśmy ograniczyli przetwarzanie przez nas danych zamiast ich wymazania oraz

  • jeżeli nie istnieje już potrzeba przetwarzania Twoich danych osobowych, ale potrzebujesz danych do ustalenia, wykonania lub obrony roszczeń prawnych.

• Jeżeli udostępniliśmy Twoje dane osobowe osobom trzecim, zawiadomimy je o ograniczeniu przetwarzania, chyba że jest to niemożliwe lub wymaga nieproporcjonalnego wysiłku. Oczywiście zawiadomimy Cię przed anulowaniem jakiegokolwiek ograniczenia na przetwarzanie Twoich danych osobowych.

Prawo do poprawy

• Masz również prawo żądać, abyśmy poprawili jakiekolwiek niepoprawne lub niepełne dane osobowe, które posiadamy na Twój temat, w tym poprzez dostarczenie oświadczenia uzupełniającego. Jeżeli udostępniliśmy te dane osobowe osobom trzecim, zawiadomimy je o poprawkach, chyba że jest to niemożliwe lub wymaga nieproporcjonalnego wysiłku. Możesz również poprosić o dane stron trzecich, którym udostępniliśmy niepoprawne lub niepełne dane osobowe. Jeżeli uznamy za uzasadnione, by nie zastosować się do Twojego wniosku, wyjaśnimy Ci przyczyny naszej decyzji.

Prawo do przenoszenia danych

• Masz prawo, według Twojego uznania, przekazywać swoje dane osobowe pomiędzy administratorami danych. W praktyce oznacza to, że możesz przekazywać dane, które przechowujemy na Twój temat innemu potencjalnemu pracodawcy lub stronie trzeciej. Aby Ci to umożliwić, przekażemy Twoje dane w powszechnie stosowanym formacie nadającym się do przetwarzania maszynowego, abyś mógł/mogła przekazać swoje dane innemu potencjalnemu pracodawcy. Możemy również bezpośrednio przekazać Ci dane. Prawo do przenoszenia danych ma zastosowanie do: (i) danych osobowych przetwarzanych automatycznie (czyli bez jakiejkolwiek interwencji człowieka); (ii) danych osobowych przekazanych przez Ciebie; oraz (iii) danych osobowych, które przetwarzamy na podstawie Twojej zgody w celu realizacji umowy.

Prawo do złożenia skargi w organie nadzoru

• Masz również prawo do złożenia skargi we właściwym miejscowo organie nadzoru. Możesz dowiedzieć się, jak się z nimi skontaktować w Aneksie 2. 

Jeżeli chcesz skorzystać z któregokolwiek z tych praw lub wycofać swoją zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych (jeżeli zgoda stanowi naszą podstawę prawną przetwarzania Twoich danych osobowych), informacje na temat sposobu skontaktowania się z nami znajdziesz w Aneksie 1. Zwróć uwagę, że możemy przechowywać Twoją korespondencję, aby ułatwić nam rozwiązanie jakichkolwiek zgłoszonych przez Ciebie problemów.

To ważne, aby dane osobowe, które posiadamy na Twój temat, były poprawne i aktualne. Informuj nas na bieżąco o zmianach Twoich danych osobowych w okresie, w którym przechowujemy Twoje dane.

KTO ODPOWIADA ZA PRZETWARZANIE TWOICH DANYCH OSOBOWYCH? 

• Możesz znaleźć podmiot Hays odpowiedzialny za przetwarzanie Twoich danych osobowych i jego lokalizację w Aneksie 1.

• Jeśli masz jakiekolwiek uwagi albo sugestie dotyczące niniejszej Wewnętrznej Polityki prywatności w rekrutacji, skontaktuj się z nami, korzystając z danych zawartych w Aneksie 1. Podchodzimy do kwestii prywatności poważnie, więc odpiszemy Ci tak szybko, jak to możliwe.

W JAKI SPOSÓB PRZECHOWUJEMY I PRZEKAZUJEMY TWOJE DANE ZA GRANICĘ?

• Hays jest globalną firmą rekrutacyjną – umożliwia nam to oferowanie usług na takim poziomie, na jakim to robimy. Abyśmy mogli nadal działać w ten sposób i realizować cele opisane w niniejszej Wewnętrznej Polityce prywatności w rekrutacji, Twoje dane mogą być przekazywane następującym odbiorcom posiadającym siedzibę poza Twoją jurysdykcją:

  • pomiędzy podmiotami Hays i wewnątrz nich;

• • dostawcomusługi chmurowej oraz

  • innym stronom trzecim, wymienionym powyżej w sekcji „Komu udostępniamy Twoje dane osobowe?”

• Chcemy upewnić się, że Twoje dane są przechowywane i przekazywane w bezpieczny sposób. Będziemy więc przekazywać dane poza terytorium Europejskiego Obszaru Gospodarczego, czyli EOG (państw członkowskich Unii Europejskiej oraz Norwegii, Islandii i Liechtensteinu), jeżeli będzie to zgodne z ustawodawstwem z zakresu ochrony danych, a środki przekazu zapewnią odpowiednią ochronę Twoich danych, na przykład:

  • poprzez umowę o przekazywaniu danych zawierającą przyjęte przez Komisję Europejską aktualne standardowe klauzule umowne dotyczące przekazywania danych osobowych przez administratorów danych w EOG administratorom i podmiotom przetwarzającym w jurysdykcjach bez odpowiednich przepisów z zakresu ochrony danych;

  • poprzez przystąpienie do porozumienia EU-US Privacy Shield w celu przekazywania danych osobowych przez podmioty w UE podmiotom w Stanach Zjednoczonych Ameryki lub do jakiejkolwiek równoważnej umowy w odniesieniu do innych jurysdykcji;

  • w przypadku, gdy przekazujemy Twoje dane do kraju, w którym Komisja Europejska dokonała ustalenia adekwatności w zakresie poziomu ochrony danych w takim kraju poprzez swoje ustawodawstwo;

  • jeżeli jest to konieczne dla zawarcia lub wykonania umowy pomiędzy nami a osobą trzecią, a przeniesienie leży w Twoim interesie dla celów umowy (gdy na przykład musimy przenieść Twoje dane dostawcy świadczeń mającemu siedzibę poza EOG) lub

  • jeżeli wyraziłeś zgodę na przeniesienie danych.

• Aby zapewnić, że Twoje dane osobowe otrzymają odpowiedni poziom ochrony, wdrożyliśmy stosowne procedury w kontaktach ze stronami trzecimi, którym udostępniamy Twoje dane, aby zagwarantować, że Twoje dane osobowe będą traktowane przez te strony trzecie w sposób spójny z przepisami prawa o ochronie danych oraz w poszanowaniu tych przepisów.

NA JAKIEJ PODSTAWIE PRAWNEJ PRZETWARZAMY TWOJE DANE

Istnieje wiele różnych sposobów, na które możemy przetwarzać Twoje dane osobowe zgodnie z prawem. Wymieniliśmy je poniżej.

Kiedy przetwarzanie Twoich danych leży w naszym uzasadnionym interesie

• Zastosowanie ma tu artykuł 6(1)(f) RODO – mówi on, że możemy przetwarzać Twoje dane, jeżeli to „jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez [nas] lub przez stronę trzecią, z wyjątkiem sytuacji, w których nadrzędny charakter wobec tych interesów mają [Twoje] interesy lub podstawowe prawa i wolności, wymagające ochrony danych osobowych”.

• Poniżej znajduje się niewyczerpująca lista przykładów działań związanych z przetwarzaniem danych, których przeprowadzenie leży w naszym uzasadnionym interesie - abyśmy mogli pomyślnie przeprowadzić proces Rekrutacyjny:

  • określenie, czy jesteś odpowiednią osobą na dane stanowisko w Hays;

  • poinformowanie Cię o przyjęciu/odrzuceniu Twojej aplikacji;

  • do naszych wewnętrznych celów administracyjnych;

  • w celu przeprowadzenia odpowiedniej weryfikacji danych osobowych; oraz

  • aby pomóc nam w ustaleniu, wyegzekwowaniu lub obronie roszczeń prawnych.

• Dalsze przykłady sposobów, na które przetwarzamy Twoje dane osobowe do celów leżących w naszym uzasadnionym interesie, znajdują się w niewyczerpującej liście powyżej, pod nagłówkiem, „Aby zapewnić płynny przebieg naszego procesu rekrutacyjnego”.

Kiedy przetwarzanie Twoich danych osobowych jest niezbędne, abyśmy mogli realizować nasze zobowiązania prawne

• Podobnie jak w przypadku naszych zobowiązań wobec Ciebie, powstałych w związku z naszymi procesami Rekrutacyjnymi, mamy również inne zobowiązania prawne, które musimy spełnić. Artykuł (6)(1)(c) RODO mówi, że możemy przetwarzać Twoje dane osobowe, gdy przetwarzanie to „jest niezbędne dla spełnienia zobowiązania prawnego, wobec którego jesteśmy podmiotem".

• Przykłady naszych zobowiązań prawnych znajdują się w niewyczerpującej liście powyżej, pod nagłówkiem, „Aby zapewnić płynny przebieg naszego procesu rekrutacyjnego".

Kiedy przetwarzanie Twoich Wrażliwych danych osobowych jest niezbędne, abyśmy mogli korzystać z naszych praw i wypełniać nasze zobowiązania związane z przepisami prawa o zatrudnieniu i ubezpieczeniu społecznym

• Nieraz w ramach procesu Rekrutacyjnego będziemy musieli przetwarzać Twoje Wrażliwe dane osobowe. Artykuł 9(2)(b) RODO zezwala nam na to, gdy przetwarzanie jest „niezbędne do wypełnienia zobowiązań i skorzystania z [naszych lub Twoich] konkretnych praw… w zakresie przepisów o zatrudnieniu i ubezpieczeniu społecznym oraz ochronie społecznej”, o ile jest to prawnie dozwolone.

• Przetwarzamy Twoje Wrażliwe dane osobowe w celu zapewnienia zgodności z naszymi zobowiązaniami do zapewnienia równych szans, o ile jest to zgodne z miejscowymi przepisami prawa, możemy jednak również przetwarzać inne elementy Twoich Wrażliwych danych osobowych w trakcie procesu Rekrutacyjnego z innych powodów. Możesz dowiedzieć się, w jaki sposób przetwarzamy Twoje Wrażliwe dane osobowe w kontekście procesu Rekrutacyjnego z niewyczerpującej listy pod nagłówkiem „Aby zapewnić płynny przebieg naszego procesu Rekrutacyjnego”.

• W stosownych przypadkach i zgodnie z wszelkimi miejscowymi przepisami i wymogami, możemy również przetwarzać Twoje dane medyczne, tak abyśmy mogli zapewnić Ci odpowiednie wsparcie, jeśli cierpisz na chorobę lub niepełnosprawność, aby zasadnie dostosować proces przeprowadzania rozmowy kwalifikacyjnej lub innych procedur Rekrutacyjnych. Więcej na ten temat możesz znaleźć tutaj.

• Zwróć uwagę, że w niektórych jurysdykcjach, w których działamy, do Wrażliwych danych osobowych. stosuje się różne zasady. Aby uzyskać więcej informacji na temat tego rodzaju dodatkowych wymogów w Twojej jurysdykcji, zapoznaj się z Aneksem 3.

Kiedy przetwarzanie Twoich danych osobowych jest niezbędne, abyśmy mogli ustalić, wyegzekwować lub obronić roszczenia prawne

• Nieraz może się okazać konieczne, abyśmy przetwarzali dane osobowe i Wrażliwe dane osobowe w związku z egzekwowaniem lub obroną roszczeń prawnych. Artykuł 9(2)(f) RODO zezwala na to, gdy przetwarzanie „jest niezbędne do ustalenia, wyegzekwowania lub obrony roszczeń prawnych lub za każdym razem, gdy sądy działają w ramach swojej funkcji sądowej”.

• Taka sytuacja może powstać np. kiedy musimy zasięgnąć porady prawnej w związku z postępowaniem prawnym lub gdy prawo wymaga od nas zachowania lub ujawnienia pewnych informacji w ramach procesu prawnego.

Kiedy udzielasz nam zgody na przetwarzanie swoich danych osobowych

• W bardzo ograniczonych sytuacjach, ciąży na nas wymóg uzyskania Twojej zgody (rejestracji), zanim podejmiemy określone działania związane z przetwarzaniem Twoich danych osobowych. Art. 4(11) RODO stwierdza, że zgoda oznacza „dobrowolne, konkretne, świadome i jednoznaczne okazanie woli, w którym osoba, której dane dotyczą, w formie oświadczenia lub wyraźnego działania potwierdzającego, przyzwala na przetwarzanie dotyczących jej danych osobowych”. W prostych słowach oznacza to, że:

  • musisz udzielić nam zgody dobrowolnie, bez wywierania przez nas jakiegokolwiek nacisku na Ciebie;

  • musisz wiedzieć, na co się zgadzasz, więc upewnimy się, że udzieliliśmy Ci wystarczających informacji;

  • powinieneś/powinnaś otrzymywać pytania o zgodę na działania związane z przetwarzaniem danych pojedynczo - unikamy przez to „łączenia” zgód, w wyniku którego mógłbyś/mogłabyś nie wiedzieć, na co dokładnie się zgadzasz; oraz

  • musisz podjąć pozytywne i potwierdzające działanie, udzielając nam zgody – możemy zapewnić rubrykę do zakreślenia, aby ten wymóg został spełniony w wyraźny i jednoznaczny sposób.

• Kiedy wdrożymy te wymagające Twojej zgody działania związane z przetwarzaniem danych, udzielimy Ci dalszych informacji, aby umożliwić Ci podjęcie decyzji odnośnie wyrażenia zgody.

• Zwróć uwagę, że w niektórych jurysdykcjach, w których działamy, przestrzegamy dodatkowych lokalnych przepisów prawa i wymogów w zakresie uzyskiwania zgody. Aby uzyskać więcej informacji na temat tego rodzaju dodatkowych wymogów w Twojej jurysdykcji, zapoznaj się z Aneksem 3. 

• Masz prawo wycofać swoją zgodę na te działania. Możesz zrobić to w dowolnym momencie. Szczegółowe informacje, jak to zrobić, znajdziesz powyżej, w sekcji zatytułowanej „Prawo do wycofania zgody”. 

Naszym zdaniem żadne z powyższych działań nie przynosi Ci w żaden sposób szkody. Jednakże masz prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania przez nas Twoich danych osobowych w pewnych sytuacjach. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na temat tych sytuacji oraz sposobów wnoszenia sprzeciwu wobec naszych działań związanych z przetwarzaniem danych, zapoznaj się z podsekcją zatytułowaną „Prawo do sprzeciwu”.