Prowadzenie rozmowy kwalifikacyjnej

Rozmowy kwalifikacyjne są nieodłączną częścią niemal każdego procesu rekrutacji. Kontakt w cztery oczy pozwala ocenić, czy kandydat poradzi sobie na danym stanowisku. Jednak pełne wykorzystanie możliwości, jakie daje rozmowa z kandydatem, będzie możliwe wyłącznie wtedy, gdy pracodawca lub rekruter prowadzący spotkanie odpowiednio się do niego przygotuje, będzie uważnie słuchał i zadawał odpowiednie pytania. Do dyspozycji jest wiele różnych technik prowadzenia rozmów kwalifikacyjnych, a wybór tej właściwej powinien zależeć od etapu rekrutacji oraz specyfikacji stanowiska.

METODY PROWADZENIA ROZMÓW

Jedną z metod prowadzenia rozmowy kwalifikacyjnej jest wywiad behawioralny. W trakcie tego typu spotkania analizowana jest zawodowa przeszłość kandydata oraz sposób, w jaki radził sobie z wcześniejszymi zadaniami i obowiązkami. Metoda opiera się na założeniu, że dotychczasowy sposób pracy będzie w przyszłości wpływał na pracę kandydata.

Warto również rozważyć przeprowadzenie wywiadu opartego na kryteriach. Główną jego zaletą jest sposób, w jaki wykazuje poziom skuteczności kandydata w różnych dziedzinach. Metoda polega na testowaniu wiedzy kandydata poprzez zadawanie serii konkretnych i uporządkowanych pytań. Wywiad oparty na kryteriach jest niezwykle formalną, lecz bardzo skuteczną metodą gromadzenia wiedzy na temat kompetencji kandydata oraz jego dopasowania do stanowiska. Jego wadą jest to, że osoba prowadząca spotkanie musi dysponować rozwiniętymi umiejętnościami w zakresie formułowania pytań.

PRZYGOTOWANIA

Rozmaitość technik prowadzenia rozmów kwalifikacyjnych jest koniecznością w obliczu różnorodnych czynników wpływających na proces rekrutacyjny. Indywidualne preferencje pracodawcy, różne cele i wcześniejsze doświadczenia rekrutacyjne firmy wywierają wpływ na ostateczną formę rozmowy. Wspólnym mianownikiem wszystkich metod prowadzenia rozmów kwalifikacyjnych jest staranny wybór technik zadawania pytań i wyłuskiwania kluczowych informacji z odpowiedzi udzielanych przez kandydata. 

O tym należy pamiętać przygotowując się do rozmowy z kandydatem:

• Oczekiwania wobec kandydata:

Należy przestudiować specyfikację stanowiska, m.in. niezbędne umiejętności, pożądane wykształcenie i doświadczenie zawodowe, przewidziane obowiązki. Warto również sprecyzować, jakie możliwości rozwoju daje stanowisko na które prowadzona jest rekrutacja. Ogromne znaczenie mają również kompetencje miękkie oraz cechy charakteru, których oczekują Państwo od idealnego kandydata. Zarysowanie tych wymagań pomoże w zadawaniu pytań i pozyskiwaniu istotnych informacji.

• Wcześniejsza analiza dokumentów aplikacyjnych:

Czytając nadesłane zgłoszenia należy skoncentrować się na wyszukaniu mocnych i słabych stron kandydatów. Zależnie od wyników tej analizy, może okazać się konieczne zadanie kandydatowi dodatkowych pytań. Przed spotkaniem można również dowiedzieć się czegoś więcej na temat poprzednich pracodawców kandydata lub specyfiki uprzednio zajmowanego stanowiska.

• Szczegółowa specyfikacja stanowiska:

Należy przygotować odpowiedzi na potencjalne pytania kandydata dotyczące specyfikacji stanowiska, zakresu obowiązków oraz całej firmy. Udzielanie pewnych i dość obszernych odpowiedzi sprawi, że kandydat doceni profesjonalizm i przygotowanie do rozmowy. W końcu, jeżeli kandydat jest utalentowanym profesjonalistą, lecz nie zna szczegółów Państwa oferty, to może podjąć pracę w innej firmie, która potrafiła nakreślić specyfikę danego stanowiska.

• Miejsce rozmowy:

Aby dowiedzieć się jak najwięcej od kandydata, należy możliwie jak najbardziej ograniczyć jego stres. Jeśli rozmowa ma odbyć się w Państwa biurze, należy zadbać o to, aby nikt nie przeszkadzał podczas spotkania. Korzystny wpływ na poziom stresu może również mieć nieformalny wystrój pomieszczenia.

• Schemat spotkania:

Warto przygotować program, zgodnie z którym powinna przebiegać rozmowa. Pomoże to kontrolować czas i skoncentrować się na kluczowych pytaniach. Należy przygotować sobie plan pytań, który nakreśli pożądaną strukturę rozmowy. Warto również pamiętać, że im mniejszy poziom stresu kandydata, tym lepsza i bardziej obiektywna rozmowa kwalifikacyjna. Rozpoczynając spotkanie należy przedstawić się, zaprezentować planowany przebieg rozmowy i poinformować kandydata, jak długo ma ona potrwać. Poinformowanie kandydata o tym, czego może się spodziewać, pomoże mu się odprężyć. Należy również poprosić kandydata o zgodę na sporządzanie notatek. Wynika to z uprzejmości oraz z faktu, że później kandydat nie będzie niepokoił się, gdy nagle zaczniecie Państwo notować sobie jego odpowiedzi.

RODZAJE ZADAWANYCH PYTAŃ

• Otwarte – pytania co? jak? ile? kiedy? itd. Umożliwiają uzyskanie szerokiej gamy informacji.
• Sondujące – konkretne pytania dotyczące szczegółów. Umożliwiają sprawdzenie informacji zdobytych w wyniku zadawania pytań otwartych. 
• Zamknięte – prośba o udzielenie odpowiedzi dotyczących prostych faktów. Te pytania również stosuje się do sondowania. 
• Hipotetyczne – pytania, jak np. „jak czuł(a)by się Pan/Pani, gdyby”. Odpowiedzi na te pytania dają pewne pojęcie na temat potencjalnych reakcji kandydata.

WYWARCIE DOBREGO WRAŻENIA

Kandydat nie jest jedyną stroną, która podczas rozmowy będzie oceniana. Dobre wrażenie musi również wywrzeć pracodawca lub rekruter prowadzący spotkanie. Jest to szczególnie istotne w przypadku branż lub zawodów, które charakteryzują się niewystarczającą dostępnością specjalistów na rynku. Często zdarza się, że dla kandydatów, o których zabiega wiele pracodawców, równie istotne co wynagrodzenie są takie aspekty, jak kultura organizacyjna i atmosfera. Dlatego tak ważne jest pierwsze wrażenie. Podczas rozmowy kandydaci wyrabiają sobie opinię na temat Państwa firmy. Wymagające remontu sale spotkań, nieprzygotowanie osoby prowadzącej rozmowę, ciągłe przerywanie spotkania – wszystko to stawia pracodawcę w złym świetle. Aby zrobić na kandydacie dobre wrażenie, należy wcześniej zorganizować komfortowy pokój do rozmowy, dobrze zaprezentować siebie oraz firmę oraz być punktualnym.

ZAKOŃCZENIE ROZMOWY

Podczas zakończenia rozmowy, kandydaci wyrabiają sobie końcową opinię na temat firmy. Na koniec należy zatem poprosić kandydata o zadanie ewentualnych pytań. Kandydaci mogą czasem potrzebować wyjaśnienia pewnych kwestii lub mogą po prostu chcieć spytać o rzeczy, które ich zdaniem pominięto w trakcie rozmowy. Należy przekazać kandydatowi, jak wyglądać będzie dalsze postępowanie – określić terminy, kolejne etapy rekrutacji (jeśli są przewidziane) i oszacować kiedy mniej więcej kandydat zostanie poinformowany o Państwa decyzji.

CO DALEJ?

Po zakończeniu rozmowy należy szybko podsumować swoje odczucia i kluczowe kwestie oraz określić, co konkretnie uzgodniono z kandydatem. Jest to szczególnie ważne, gdy jednocześnie spotykacie się Państwo z kilkoma kandydatami. Dlatego, gdy po raz kolejny będziecie Państwo przeprowadzać rozmowę kwalifikacyjną, nie ma żadnego wytłumaczenia dla pośpiechu i braku przygotowania. Należy zastanowić się nad sposobem prowadzenia rozmowy, przeanalizować życiorysy kandydatów i specyfikację stanowiska i zastanowić się jakie pytania trzeba zadać. Należy również pamiętać o kluczowej roli pierwszego wrażenia i szczegółowych notatek. Odpowiednie przygotowanie pomoże skuteczniej i sprawniej poprowadzić rekrutację.