Z badań Hays Poland wynika, że większość firm planuje dużą aktywność w obszarach związanych z zasobami ludzkimi w nadchodzących miesiącach. Niestety jednocześnie pracodawcy spodziewają się trudności, wynikających m.in. z niedoboru odpowiednich kandydatów na rynku. Dlatego też aktywności podejmowane przez firmy dotyczyć będą nie tylko rekrutacji, ale też wzmacniania marki pracodawcy i odpowiadania na problem niedoboru kompetencji. W tym przypadku jednym z narzędzi jest współpraca z agencjami rekrutacyjnymi.

Firmy najczęściej nawiązują współpracę z firmami rekrutacyjnymi, kiedy samodzielne pozyskanie nowego pracownika jest trudne albo kiedy proces rekrutacyjny musi być poufny. O ile metody poszukiwania kandydatów stosowane przez wewnętrzne działy HR oraz rekruterów agencji doradztwa personalnego nie różnią się znacząco, to inna jest skala ich działań i inaczej są rozłożone akcenty. A ponieważ współpraca z firmą rekrutacyjną ma znaczenie dla sukcesu całego przedsięwzięcia, warto wcześniej zadbać o partnerską relację. Niezależnie od tego, czy firma pracuje z zaufanym rekruterem, czy nawiązuje współpracę z zupełnie nową osobą, dobrze jest pamiętać o kilku kwestiach. 

PROFIL FIRMY I KANDYDATA
Jednym z kluczowych elementów udanej współpracy jest przekazanie konsultantowi odpowiedzialnemu za projekt rekrutacyjny kompletu informacji o działalności firmy. Rekruter powinien dysponować wiedzą na temat pozycji organizacji na rynku i cech wyróżniających ją w danym sektorze. Firma powinna również przedstawić swoje mocne strony jako pracodawca. Dzięki temu wszyscy mają większą szansę na atrakcyjne przedstawienie kandydatom kultury organizacyjnej potencjalnego pracodawcy i podkreślenie powodów, dla których warto dla niego pracować. 

Równie istotną kwestią jest szczegółowe omówienie profilu poszukiwanego kandydata – określenie oczekiwań w zakresie kompetencji i doświadczenia, zadań przewidzianych na stanowisku i struktury działu. Ważne są także informacje o kontekście rekrutacji (np. powstanie nowego stanowiska lub zapełnienie wakatu), wynagrodzeniu oraz benefitach, harmonogramie działań. Dobrą praktyką jest też umożliwienie konsultantowi rozmowy z przyszłym przełożonym poszukiwanego pracownika. Komunikacja na tym polu skutkuje lepszym dopasowaniem kandydatów – nie tylko pod względem kompetencji, lecz także cech osobowościowych. Warto również podkreślić, że ogromne znaczenie ma zlecanie projektów rekrutacyjnych, wynikających z rzeczywistych potrzeb firmy. Wycofanie się z rekrutacji, zmiana poszukiwanego profilu, zawieszenie działań na pewien czas – takie sytuacje mogą się zdarzyć, jednak powinny należeć do wyjątków, ponieważ obniżają efektywność i jakość rekrutacji. 

NA WYŁĄCZNOŚĆ?
W przypadku wąskich branż i specjalizacji dobrze jest zacząć od współpracy z jedną firmą, przynajmniej przez kilka tygodni. Warto pamiętać o wizerunku pracodawcy i unikać sytuacji, w której do jednego kandydata odezwą się przedstawiciele kilku agencji w sprawie tej samej oferty.
Zaangażowanie kilku firm rekrutacyjnych w realizację jednego projektu, zwiększa jednak szansę na pozyskanie większej liczby rekomendacji. Jeśli zdecydujemy się na współpracę z kilkoma agencjami, ważne jest poinformowanie o tym fakcie każdej z nich. 

Warto pamiętać, że współpraca z kilkoma agencjami może się wiązać z ryzykiem ograniczenia skali ich działań. W konsekwencji pracodawca pozna przede wszystkim kandydatów najłatwiej dostępnych, niekoniecznie najlepszych na rynku. Ryzyko, że za wykonaną pracę agencja nie otrzyma wynagrodzenia, ponieważ wybrany zostanie kandydat z innej rekomendacji, może wpłynąć negatywnie na zaangażowanie agencji reprezentowanej przez rekrutera. 

JASNA KOMUNIKACJA
Podobnie jak w wielu innych projektach, również w rekrutacji podstawą sukcesu jest szczera i stała komunikacja. Dotyczy to m.in. przekazywania wniosków ze spotkań z kandydatami, które mogą pomóc w określeniu, czy warto cokolwiek zmodyfikować w podejmowanych działaniach. Sprawna komunikacja pomaga także w budowaniu pozytywnych relacji z kandydatami – przekazywanie konkretnych informacji zwrotnych jest niezmiernie ważne dla większości profesjonalistów i wzmacnia ich motywację do udziału w dalszej rekrutacji. 

Szczególnie istotne jest także informowanie rekrutera o pojawiających się trudnościach, np. opóźnieniach w przebiegu procesu rekrutacyjnego. Wówczas konsultant może zadbać o utrzymanie zainteresowania kandydatów i poprosić o większą cierpliwość z ich strony. Istotne jest także poinformowanie agencji, jeśli podczas trwania procesu rozważany jest awans wewnętrzny lub kandydatura osoby znalezionej bezpośrednio przez firmę. Stała wymiana informacji bardzo pozytywnie wpływa nie tylko na jakość i efektywność w ramach projektu, lecz także tworzy podstawy długofalowej współpracy. 

W tegorocznym badaniu Hays 26% firm wymienia zacieśnienie współpracy z agencjami rekrutacyjnymi jako kluczową aktywność w odpowiadaniu na problem niedoboru kompetencji. Partnerskie relacje i dobra komunikacja mają więc ogromne znaczenie – nie tylko przy realizacji określonego projektu, ale również w dłuższej perspektywie. Warto pamiętać, że rekruterzy często posiadają wiedzę o dostępności kandydatów o określonych kwalifikacjach, ich oczekiwaniach finansowych oraz innych istotnych kwestiach. Wymiana doświadczeń to dodatkowa korzyść ze współpracy.

---

Agnieszka Gajewska

Specialism Leader w Hays Poland
Profil autora na LinkedIn