Organizacje w coraz większym stopniu cenią sobie elastyczność i możliwość zmniejszenia kosztów związanych z rekrutacją i zatrudnieniem. Stąd też wielu pracodawców zamiast tworzyć etat, decyduje się na współpracę z pracownikiem tymczasowym. Mimo że w perspektywie krótkoterminowej wynagrodzenie takiego pracownika może być wyższe niż w przypadku etatu, to w dłuższym okresie poczynione zostaną oszczędności, związane m.in. z kosztami rekrutacji.

Jednym z głównych źródeł oszczędności związanych z zatrudnieniem pracownika tymczasowego jest skrócenie rekrutacji – okresu pomiędzy pierwszym kontaktem z kandydatem, a przyjęciem oferty. Oszczędność czasu jest istotna, ponieważ nieobsadzone stanowisko lub przedłużający się niedobór kompetencji może spowodować efekt domina w całej firmie. 

KOGO I KIEDY TRZEBA ZATRUDNIĆ?

Plany rekrutacji bardzo często opracowywane są w ujęciu całorocznym. Aby stworzyć strategię na dwanaście miesięcy, należy określić, jaki odsetek poszukiwanych pracowników mogą stanowić osoby świadczące pracę w oparciu o elastyczne formy zatrudnienia. Następnie można zaplanować liczbę pracowników, których firma chce pozyskać i ustalić budżet niezbędny do realizacji strategii zatrudnienia.

Warto również spojrzeć na dane historyczne i sprawdzić występujące tendencje. Pracodawcom rekomendujemy sprawdzenie średniej liczby urlopów macierzyńskich i dłuższych zwolnień lekarskich. Ważnym aspektem jest również liczb pracowników zatrudnionych w sposób zaplanowany oraz nieplanowany. Jeśli liczba pracowników tymczasowych zatrudnionych w skali roku różni się od liczby uwzględnionej w planie rocznym, warto dokonać ponownej oceny przyjętego podejścia.

Ciekawym rozwiązaniem, z którego mogą skorzystać pracodawcy, jest podjęcie współpracy z firmą, która dostarczy usługę MSP. Jest to Program Usługi Zarządzanej (Managed Service Programme), w którym pozyskiwaniem, zatrudnianiem i administrowaniem „nieetatowymi” zasobami ludzkimi oraz ich zadaniami zarządza zewnętrzny dostawca. Planowanie oraz przewidywanie przyszłego zapotrzebowania na talenty jest kluczowym elementem takiej usługi. Im bardziej otwarcie klienci dzielą się informacjami z dostawcą usług, tym lepszy plan można wdrożyć i tym szybciej odpowiadać na pojawiające się potrzeby. 

IM SZYBCIEJ OFERTA, TYM SZYBCIEJ ZATRUDNIENIE

Dobrą praktyką jest regularne aktualizowanie opisów stanowisk pracy dla wszystkich ról w organizacji. Oznacza to, że firma może je szybko zweryfikować, odpowiednio edytować i opublikować w formie ogłoszenia rekrutacyjnego. Jeśli jednak brakuje specyfikacji stanowiska, to współpracująca firma rekrutacyjna powinna być w stanie dostarczyć zarys takiego opisu – szczególnie w przypadku często obsadzanych stanowisk o dużej rotacji.

Mając więcej czasu na znalezienie pracownika, np. w sytuacji gdy poszukiwane jest zastępstwo dla osoby na urlopie macierzyńskim, nie warto zostawiać rekrutacji na ostatnią chwilę. Może się to wydawać oczywiste, ale planowanie rekrutacji i rozmów kwalifikacyjnych z wyprzedzeniem często jest ignorowane, choć mogłoby zwiększyć wydajność całego przedsięwzięcia.

Warto również pamiętać, że wiodące firmy doradztwa personalnego posiadają bazy kandydatów posiadających niezbędne kwalifikacje i gotowość do podjęcia pracy na stanowiskach charakteryzujących się wysokim poziomem rotacji. Partnerskie relacje pomiędzy firmą a agencją często skutkują sytuacjami, w których pracodawca decyduje się zatrudnić rekomendowanych kandydatów na niższe stanowiska, nawet bez przeprowadzania z nimi rozmowy kwalifikacyjnej. Mają bowiem świadomość, że jeśli pracownik się nie sprawdzi, to następnego dnia agencja zaproponuje kogoś innego.

SZYBKI PROCES DECYZYJNY

Szybkie podjęcie rozmów z potencjalnymi pracownikami i podejmowanie decyzji bez zbędnej zwłoki to podstawa udanej rekrutacji. Ograniczenie procesu podejmowania decyzji oraz liczby zaangażowanych osób jest szczególnie istotne w przypadku stanowisk niższego szczebla. Nie potrzeba pięciu rozmów kwalifikacyjnych, żeby zatrudnić pracownika administracyjnego na dwa tygodnie. W świecie pracy tymczasowej kandydat nie będzie długo czekał na decyzję – aż pracodawca rozważy wady i zalety wszystkich kandydatów, z którymi przeprowadzono rozmowy. Decyzja musi zostać podjęta następnego dnia, ponieważ w przeciwnym razie kandydat znajdzie sobie inną pracę. Zatrudnienie tymczasowe niesie ze sobą wiele korzyści, ale ich uzyskanie uzależnione jest od planowania, pilności i sprawności w podejmowaniu decyzji. Są to bowiem najważniejsze elementy składające się na skrócenie czasu rekrutacji pracowników tymczasowych.

---

Bartosz Dąbkowski

Executive Director w Hays Poland
Profil autora na LinkedIn