Facylitacja oznacza prowadzenie pracy grupy, które nastawione jest na wykorzystanie potencjału wszystkich jej członków. Jednocześnie nie jest formą doradztwa ani coachingu, ale elementem skutecznego zarządzania projektem. Dzięki facylitatorowi możliwe jest zapewnienie efektywnej współpracy i atmosfery sprzyjającej poszukiwaniu dobrych rozwiązań. W dobie dynamicznych zmian, sztywnych terminów, stresu oraz konieczności podejmowania decyzji pod dużą presją, jest to coraz bardziej pożądane.

Podstawowym założeniem facylitacji jest pomoc grupie w znalezieniu ich własnych odpowiedzi na stawiane pytania lub rozwiązań dla określonych wyzwań. Proces ten ma spowodować, że praca zespołu będzie maksymalnie efektywna i zakończy się sukcesem. Ponadto często sprowadza się do zmiany nastawienia, z jakim pracownicy podchodzą do rozwiązywania problemów.

Facylitator – jaka jest jego rola?

Facylitator uczestniczy we wszystkich etapach pracy zespołu i w każdym momencie pomaga mu dotrzeć do poszukiwanych odpowiedzi. Nie potrzebuje specjalistycznej wiedzy na dany temat, nad którym pracuje grupa, ponieważ jego rola sprowadza się do zwiększania efektywności współpracy, a nie sugerowania czy kreowania rozwiązań. Powinien zatem popierać i cieszyć się z nowych pomysłów, rozwiązań oraz wyników pracy zespołu.

Dobrzy facylitatorzy potrafią zorientować się w założeniach projektu, który ma zrealizować grupa, ale też w dynamice organizacji – i dzięki temu określić cel współpracy. Korzystając ze swoich doświadczeń i założeń facylitacji, potrafią wybrać taki sposób pracy, w którym nie zabraknie okazji do dyskusji, a każdy członek zespołu projektowego będzie mógł uczestniczyć w poszukiwaniu rozwiązań.

Jakie znaczenie dla biznesu ma facylitacja?

Facylitacja pozwala uniknąć nudnych prezentacji i monotonnych sposobów pracy, na rzecz prawdziwego zaangażowania członków zespołu projektowego w rozwiązywanie problemów. Ponieważ organizacje mierzą się dzisiaj z coraz większymi wyzwaniami, efektywność spotkań i prac projektowych jest kluczowa. Pracodawcy podkreślają również, że coraz bardziej potrzebni są ludzie, którzy pomogą przekuć różnorodność zespołu we wspólny sukces i produktywnie wykorzystać potencjał poszczególnych jego członków.

Różnorodność jest siłą napędową dla zespołów projektowych pracujących z udziałem facylitatora. Oczywiście konsekwencją zróżnicowania są trudne rozmowy, a nawet konflikty, ale również w takich sytuacjach udział neutralnego wsparcia jest nieoceniony. W dynamicznie zmieniającym się otoczeniu współpraca nie jest łatwa. Problemy i wyzwania mogą powodować dyskomfort, niepokój lub nawet strach. Facylitacja czerpie z różnorodności, ale również jest odpowiedzią na szybkość zmian zachodzących w świecie i biznesie. To również powód, dla którego facylitator powinien pojawić się na każdym szczeblu firmy.

Znaczenie facylitacji rośnie również w kontekście zmian zachodzących w firmach. Płaskie struktury i coraz mniejsza hierarchia powodują, że na wielu stanowiskach ważniejsze od realizacji określonych zadań staje się rozwiązywanie problemów i szukanie odpowiedzi na pojawiające się pytania.

Jak wygląda proces facylitacji w praktyce?

Solidne przygotowanie facylitatora do każdego spotkania sprzyja poczuciu pewności siebie członków zespołu i zachęca ich do interakcji. Nie powinien on jednak narzucać swojej koncepcji przebiegu pracy od samego początku. Dobrą praktyką jest poświęcenie kilku minut podczas rozpoczęcia sesji na wspólne określenie kontekstu spotkania i wprowadzenie. Kiedy wszyscy posiadają tę samą wiedzę i tak samo rozumieją stojące przed nimi wyzwania, są gotowi bardziej się zaangażować.

Tym, co ułatwia pracę grupy, jest program sesji. Dobrze przygotowany zawiera określony cel spotkania, listę tematów dyskusji i odniesienie do materiałów, które uczestnicy mogą przejrzeć przed przystąpieniem do pracy. Rolą facylitatora jest dyscyplina czasu przeznaczonego na spotkanie. Zdarza się, że zespół nie zdąży zrealizować wszystkich zadań, ale w takiej sytuacji należy pamiętać, że do przedłużenia pracy potrzebna jest zgoda wszystkich zainteresowanych.

Facylitator dba o jakość i efektywność spotkania, ale też o pozytywną atmosferę i respektowanie wzajemnych oczekiwań. Po realizacji zadań określonych w agendzie oraz przedyskutowaniu zakładanych tematów niezwykle ważne jest podsumowanie i zamknięcie spotkania. Warto poświęcić kilka minut, aby spojrzeć zarówno na wypracowane rozwiązania, jak i na nowe problemy, które się pojawiły. Istotne jest także określenie kolejnych kroków i działań, do których zobowiązali się uczestnicy.

Rola facylitatora nie kończy się jednak wraz z zamknięciem sesji. W projektach, gdzie uczestnicy zobowiązują się do realizacji określonych działań po spotkaniu, ważne jest ich monitorowanie. Często zresztą prowadzą one do kolejnych procesów facylitacyjnych i nowych dyskusji.

Interesuje Cię praca w rekrutacji? Dołącz do Hays i zbuduj swoją wymarzoną przyszłość.

Czy znasz aktualne trendy na rynku pracy? Zapoznaj się z podsumowaniem.

Autorka: Dagna Szudy, Senior Consultant w Hays Poland