Zarządzanie czasem w pracy stanowi wyzwanie dla niemal wszystkich pracowników. Zdarza się, że pomimo dobrych chęci, zaangażowania, a nawet opracowania planu, na koniec dnia czy miesiąca, pewne ważne zadania pozostają niezrealizowane. To z kolei może skutkować nie tylko nadgodzinami, ale również dodatkowym stresem. Nie jest to sytuacja korzystna ani dla pracodawcy, ani dla pracownika.

Dobra wiadomość jest jednak taka, że istnieją sposoby na odzyskanie pozornie utraconych godzin pracy. Jako wsparcie może posłużyć dziesięć wskazówek dotyczących efektywnego zarządzania swoim czasem pracy. Zapoznaj się z poniższymi poradami i spraw, aby Twój dzień w pracy był lepiej uporządkowany i bardziej produktywny.

Jak zarządzać swoim czasem pracy? 10 praktycznych wskazówek

Dobra organizacja czasu pracy zwiększa produktywność i satysfakcję zawodową. Ma to przełożenie nie tylko na indywidualne wyniki, ale również poziom work-life balance. Jak zatem lepiej zarządzać sobą w czasie?

1. Przeanalizuj, jak spędzasz czas w pracy

Na początku pomyśl, na co tak naprawdę poświęcasz czas w pracy. Wystarczy przez tydzień przyglądać się swojej pracy, śledzić i zapisywać codzienne czynności. Wyniki takiego audytu pomogą określić, ile czasu poświęcasz na realizację stałych zadań i nieplanowane działania. Z drugiej strony umożliwią zidentyfikowanie godzin, których nie pożytkujesz dobrze – na zbędne czynności, długie rozmowy lub zadania, które mogą być zautomatyzowane lub zlecone innym.

Zobaczysz także, jak dużo czasu poświęcasz na określone typy zadań. To proste ćwiczenie pomoże również określić porę dnia, w której jesteś najbardziej produktywny/ produktywna.

2. Stwórz harmonogram dnia

Plan dnia jest niezbędny do nauki zarządzania swoim czasem w pracy. Przed wyjściem z biura stwórz listę najważniejszych zadań do wykonania następnego dnia. Dzięki temu rozpoczniesz realizację projektów od razu po przybyciu do pracy. Zaplanowanie tego obniży poziom stresu i pozwoli Ci cieszyć się czasem wolnym.

Jeśli nie masz możliwości stworzenia harmonogramu dzień wcześniej, zrób to rano. Czas poświęcony na opracowanie listy jest znikomą inwestycją w porównaniu z czasem, który tracisz, nerwowo przeskakując między zadaniami.

3. Ustal priorytety

Podczas tworzenia harmonogramu dnia, kluczowe znaczenie ma nadawanie poszczególnym zadaniom odpowiedniego priorytetu. Zacznij od wyeliminowania działań, które nie są ważne oraz wybrania trzech kluczowych. Od tych najważniejszych zacznij swój dzień pracy. Oceń listę rzeczy do zrobienia i upewnij się, że została zorganizowana w oparciu o ważność zadań, a nie ich pilność. Niestety często w pracy skupiamy się na sprawach pilnych zamiast ważnych, które mają największy wpływ na realizację naszych indywidualnych celów.

Dobrym narzędziem do nadania odpowiedniego priorytetu zaplanowanym działaniom jest tzw. macierz Eisenhowera. O co w niej chodzi? Macierz dzieli się na cztery części, opisujące zadania jako:

• Ważne i pilne – zadania przedawnione lub kryzysowe, których niewykonanie może się wiązać z konsekwencjami. Należy je wykonać jak najszybciej.
• Ważne, ale niepilne – długoterminowe działania, wpisujące się w strategię rozwoju. To one powinny zajmować najwięcej czasu pracy.
• Pilne, ale nieważne – rzeczy mało znaczące lub nieplanowane działania, które należy wykonać dla innych. Powinny być minimalizowane, delegowane lub wręcz eliminowane.
• Niepilne i nieważne – działania o niewielkiej wartości, które zajmują Twój cenny czas. Zdecydowanie należy je eliminować.

Spróbuj stworzyć własną matrycę zarządzania czasem i przyporządkuj pozycje ze swojej listy do poszczególnych części. Oceń też, na jaki rodzaj zadań poświęcasz najwięcej czasu.

4. Pogrupuj podobne zadania

Wykonanie wszystkich czynności z danej grupy, a dopiero później z kolejnej, pomaga zaoszczędzić czas i energię. Dobrym pomysłem może być stworzenie w kalendarzu przedziałów czasowych, poświęcanych określonym czynnościom – odpowiadaniu na maile, rozmowom telefonicznym, pracy przy komputerze. Warto pamiętać, że czytanie przychodzących wiadomości na bieżąco – gdy tylko je otrzymasz – skutecznie odwraca uwagę od wykonywanej wówczas czynności. Dobrze jest więc wyłączyć powiadomienia o przychodzących mailach i wyeliminować pokusę sprawdzania ich w nieokreślonym czasie.

5. Unikaj wielozadaniowości

Mimo że wiele mówi się o zaletach wielozadaniowości, to paradoksalnie jest ona czynnikiem utrudniającym skuteczne zarządzanie czasem. Jedną z najprostszych wskazówek, ale często najtrudniejszą do wdrożenia – jest unikanie jednoczesnej realizacji kilku zadań. Skoncentruj się na jednej czynności i ogranicz wszelkie czynniki rozpraszające Twoją uwagę. Wielozadaniowość jest trudna i męcząca – przeskakując z jednego zadania do drugiego, zmniejszasz swoją produktywność, co z kolei ma wpływ na zmarnowany czas w pracy

6. Określ limity czasowe dla poszczególnych zadań

Podczas tworzenia harmonogramu dnia spróbuj określić czas, jaki chcesz przeznaczyć na realizację poszczególnych zadań. W wielu przypadkach jest to lepsze rozwiązanie niż pracowanie tak długo, aż zadanie zostanie zrealizowane. Listy „to do” są dobrym narzędziem, ale przy skomplikowanych i rozległych projektach nie sprawdzają się, ponieważ nigdy nie wykreślasz z nich części rzeczy.

Są także różne metody ustalania tempa pracy – możesz je dostosować do konkretnego zadania lub wydzielać określone, np. 25-minutowe sesje, po których następują krótkie przerwy („technika Pomodoro”).

7. Zadbaj o czas na relaks

Przerwy powinny być częścią harmonogramu dnia. Po zakończeniu zadania ważny jest czas na odpoczynek – odejście od biurka, krótką rozmowę z kolegami, wyjście po kawę. Takie krótkie przerwy „na doładowanie” energii potrafią zwiększyć produktywność.

8. Naucz się odmawiać

Nigdy nie będziesz skutecznie zarządzać czasem w pracy, jeśli nie będziesz rozwijać swojej asertywności. Mając na liście ważne zadania, które nie mogą czekać, nie obawiaj się odmówić prośbom innych osób. Zamiast wykonywać wiele zadań, które przynoszą niewielką wartość, lepiej jest wykonać mniej, ale takich, które przekładają się na wymierne efekty.

Jeśli mimo to nie możesz odmówić, zaproponuj termin, w którym możliwa jest realizacja prośby lub – jeśli to konieczne – przekaż zadanie komuś innemu. Delegowanie może być trudną umiejętnością, ale przynosi ogromne korzyści w zarządzaniu czasem.

9. Wybierz sposób organizacji dokumentów

Bałagan w dokumentach i folderach na komputerze sprawia, że znalezienie tego, co w danym momencie jest potrzebne, bywa nie tylko frustrujące, ale też marnuje czas. Małe rzeczy robią dużą różnicę, dlatego warto opracować system przechowywania i opisywania dokumentów, plików oraz wiadomości e-mail. Stwórz odpowiednie foldery i uporządkuj pocztę. Usuń wszystkie niepotrzebne subskrypcje i stare, nieaktualne wersje plików.

10. Wyeliminuj rozpraszające bodźce

Media społecznościowe, przeglądanie stron internetowych, czy powiadomienia w telefonie to czynniki, które mogą odwracać Twoją uwagę od realizacji zadań. Niezwykle ważne jest zminimalizowanie ich negatywnego wpływu na koncentrację.

Zamknij drzwi lub słuchaj ułatwiającej skupienie muzyki, aby odseparować się od otoczenia. Zamknij wszystkie karty w przeglądarce, oprócz tych związanych wykonywanym zadaniem. Wyłącz powiadomienia w komunikatorach i zostaw prywatne rozmowy na przerwę obiadową. Zacznij od małych kroków – zidentyfikuj dwa największe rozpraszacze uwagi i przez dwa tygodnie skup się na ich przezwyciężeniu.

Produktywność podczas wideorozmów – 3 kluczowe elementy

Spotkania online, tzw. calle są popularną formą komunikacji w przestrzeni biznesowej. Jednak w sytuacji, gdy plan dnia zakłada przełączanie się z jednej rozmowy na drugą, utrzymanie pełnej koncentracji i zaangażowania, a tym samym świadome uczestnictwo w spotkaniu, zaczyna stanowić wyzwanie. W jaki sposób można więc zadbać o to, aby rozmowy online nie były stratą czasu, lecz przynosiły konkretne korzyści?

✓ Uważnie słuchaj

W trakcie spotkania dokładnie skoncentruj się na każdej osobie, która zabiera głos. Aby było to możliwe – wyłącz wszelkie urządzenia, które mogą Cię rozproszyć i nie wykonuj w międzyczasie żadnych innych zadań. Zaplanowany na rozmowę czas całkowicie przeznacz na nią, pamiętając o pozytywnym nastawieniu do wirtualnego dialogu.

Postaraj się również odpowiednio przygotować przed każdym spotkaniem, dowiadując się, co będzie jego celem. Pozwoli to na świadome uczestnictwo i efektywną, dwustronną komunikację. Jeżeli coś okaże się dla Ciebie niejasne – każdorazowo komunikuj to rozmówcy.

✓ Traktuj rozmówcę tak, jak na spotkaniach na żywo

Spotkania online mogą okazać się bardziej wartościowe, gdy wprowadzisz do nich elementy występujące w kontaktach bezpośrednich. Włącz zatem kamerkę, aby pozostali widzieli Twoją mimikę i gestykulację, nie przerywaj rozmówcom i odnoś się do wszystkich członków spotkania z szacunkiem. Serdeczna postawa może bowiem wywołać miłą atmosferę, dzięki której uczestnictwo w rozmowie będzie przyjemne, nawet jeśli odbywa się ona w formie zdalnej.

✓ Komunikuj w sposób rzeczowy i zwięzły

Aby czas spędzony na wirtualnych spotkaniach był udany dla wszystkich, pamiętaj, że Twoje komunikaty powinny być wartościowe. Zadbaj zatem o to, aby mówić w sposób rzeczowy i zrozumiały, a podejmowane przez Ciebie wątki były spójne z ustalonym tematem rozmowy. Pozwoli to na skrócenie czasu rozmowy i umożliwi jego uczestnikom nieprzerwane skupienie się.

Pamiętaj jednak, aby dać pozostałym członkom rozmowy możliwość zadawania pytań. Ponowne omówienie danej kwestii pomoże rozmówcy w jej zrozumieniu, a Ty zyskasz cenną informację zwrotną, na które elementy komunikacyjne warto kłaść w przyszłości większy nacisk.

Chcesz skuteczniej współpracować w grupie? Zajrzyj tutaj.

Czujesz, że to czas na zmianę zawodową? Zobacz, jakie oferty pracy przygotowaliśmy dla Ciebie.