Rola menedżera – umiejętne delegowanie obowiązków

4 kroki do skutecznego zarządzania pracą zespołu

Aleksandra Tyszkiewicz

Ważną umiejętnością, którą powinien posiadać każdy lider zespołu, jest delegowanie zadań. Jak się jednak okazuje, nie jest to praktyka, którą stosują wszyscy menedżerowie. Tymczasem jest to kluczowe, ponieważ sprzyja rozwojowi i produktywności wszystkich członków zespołu, a w tym – samego szefa. Pozwala również zwiększyć zaangażowanie pracowników i służy menedżerom w udoskonalaniu ich kompetencji miękkich. Jak zatem skutecznie delegować zadania?

Efektywne zarządzanie zespołem jest ściśle związane z delegowaniem zadań podwładnym. Wielu menedżerów nie praktykuje jednak tego rozwiązania lub robi to zbyt rzadko, np. ze względu nadmiernej potrzeby samodzielnego działania lub braku zaufania wobec zespołu. W takich przypadkach warto zrozumieć korzyści delegowania zadań i stopniowo wprowadzać tę zasadę. Od czego zacząć?

1. Wybierz odpowiednią osobę

Aby skutecznie delegować zadania, każdorazowo pamiętaj o ich analizie. Zastanów się, który z pracowników ma właściwe kompetencje i wiedzę odpowiadające charakterowi danego projektu. Ustal także, czy podwładny w danym okresie będzie dysponował czasem na realizację dodatkowych przedsięwzięć. Ważne w tym przypadku będzie również zaufanie do pracownika, które warto stale budować poprzez szczerą komunikację.

2. Nakreśl kontekst

Wielu menedżerów ma trudność z delegowaniem zadań ze względu na niepewność wobec rezultatów działań podjętych przez pracownika. Aby utwierdzić się w przekonaniu, że podwładny jak najlepiej zrozumie i wykona zadanie – porozmawiaj z nim o swoich oczekiwaniach i przedstaw cel oraz szczegóły projektu. Zagwarantuj mu wsparcie, a także wspólnie uzgodnijcie ramy czasowe wykonania zadania.

Aby zmotywować pracownika, możesz także skorzystać z języka korzyści: zaprezentuj, czego może nauczyć go to zadanie, a także które kompetencje dzięki temu podszkoli. Wizja samorozwoju może bowiem stanowić dodatkowy impuls do działania.

3. Monitoruj postępy

Aby upewnić się, że pracownik dobrze radzi sobie z powierzonym mu zadaniem, co pewien czas analizuj jego postępy. Pamiętaj, aby nie rozwiązywać ewentualnych problemów, a jedynie nakierowywać podwładnego na możliwe rozwiązania. Otwórz się na potencjalne pytania, zapewnij wsparcie oraz swobodę w działaniu. Poczucie niezależności może bowiem sprawić, że pracownik poradzi sobie z projektem lepiej, niż oczekiwałeś/ oczekiwałaś.

Pamiętaj jednak, aby zachować rozwagę i nie kontrolować pracownika na każdym etapie wykonywanego zadania. Wówczas może przynieść to niechciane rezultaty – utratę zaufania lub poczucie niedocenienia przez podwładnego.

4. Udziel informacji zwrotnej

Aby odpowiednio zakończyć proces delegowania zadań, nie zapominaj o feedbacku. Informacja zwrotna od przełożonego stanowi ogromną wartość dla pracowników i pozwala na doskonalenie swoich działań. Pamiętaj o szczerości i jednoznaczności oraz spersonalizowaniu swojego komunikatu. Dzięki temu podwładny będzie mógł ulepszyć swoją pracę przy okazji kolejnych zadań.

Dlaczego delegowanie zadań jest ważne?

Podział i delegowanie zadań w zespole ma obopólne korzyści. Dla menedżerów jest to możliwość skupienia się na swoich obowiązkach i samorozwoju, a także budowania zaufania oraz partnerskich relacji z podwładnymi. Pracownikom może to z kolei pomóc w doskonaleniu swoich kompetencji, zwiększeniu samodzielności oraz wykorzystywaniu potencjału.

Warto zauważyć, że podwładni mający szansę rozwijać się dzięki zadaniom od menedżera – chętniej pozostaną w organizacji na dłużej. Jest to szczególnie ważne ze względu na wysoką dynamikę sytuacji na rynku pracy oraz możliwą, podwyższoną rotację w organizacji.

Chcesz dowiedzieć się, jak jeszcze możesz zadbać o rozwój swoich podwładnych? Zajrzyj tutaj.

Czy Twoja organizacja zapewnia pracownikom programy talentowe? Przeczytaj, jak i dlaczego warto je wprowadzić.