Outsourcing staje się nieodłączną częścią strategii wielu firm. Liczne opracowania wskazują, że w Polsce ponad połowa firm korzysta z przynajmniej jednej formy outsourcingu. Zazwyczaj jest on utożsamiany ze zlecaniem realizacji określonych procesów biznesowych. Tym razem skupimy się jednak na outsourcingu pracowników – podejmowaniu współpracy z ludźmi, którzy są zatrudniani przez inną firmę. Jednym z najbardziej ryzykownych, a zarazem najmniej zrozumianych elementów takiego rozwiązania są kwestie compliance, czyli zgodności procesu rekrutacji i współpracy z regulaminem firmy i obowiązującym prawem.  

DLACZEGO OUTSOURCING? 

Motywacji do poszukiwania rozwiązań takich jak outsourcing pracowników jest wiele. Najczęściej pracodawcy potrzebują pracowników zewnętrznych do realizacji zadań o charakterze projektowym, który nie wymaga zatrudnienia na stałe albo do szybkiego pozyskania wiedzy (tzw. know-how), której brakuje w organizacji. Innymi powodami są blokada etatów w firmie, skokowy wzrost zatrudnienia i brak mocy przerobowych oraz zmienny nakład pracy – momenty nadmiernego obłożenia zadaniami, związane np. z sezonowym charakterem działalności. Korzystanie z outsourcingu pracowników pozwala także na minimalizowanie ryzyka związanego z zatrudnieniem pracowników stałych. Wszystkie te powody mają wspólny mianownik w postaci chęci redukowania kosztów i przyspieszania rekrutacji.  

W przypadku pracowników zewnętrznych większość organizacji zakłada, że odpowiedzialność za tę grupę zatrudnionych ponosi agencja rekrutacyjna lub odpowiedzialny za współpracę partner biznesowy. Jeśli jednak pracownik zewnętrzny będzie miał poważny wypadek na terenie firmy, dla której realizuje zadania, to w dochodzenie zaangażowana będzie zarówno agencja, jak i pracodawca użytkownik. Ponadto w świadomości opinii publicznej zapisze się komunikat, że był to pracownik firmy, w której siedzibie przebywał. Informacja o podmiocie zatrudniającym najprawdopodobniej nie ujrzy światła dziennego. Ryzyko prawne, jak również potencjalne straty na wizerunku firmy, w znaczniej mierze dotyczą pracodawcy użytkownika, a więc firmy w której zatrudniony świadczył pracę.  

KLUCZOWE PRZYGOTOWANIE 

Ryzyko związane z outsourcingiem pracowników można skutecznie eliminować, minimalizując późniejsze problemy i koszty. Ważne jest jednak, aby krytycznie ocenić, na ile taka współpraca jest bezpieczna – również w kontekście prawa i procedur wewnętrznych firm. Każda organizacja powinna odpowiedzieć na kilka pytań – od zagadnień związanych z mechanizmem weryfikowania i stałego audytowania dostawców, po zasady kontroli partnerów biznesowych. Znaczenie ma szybkość procesów, standardy (np. proces rekrutacji zgodny ze standardem firm) oraz pewność, że pomimo rotacji organizacja zachowuje niezbędną wiedzę. 

Bardzo często podczas rozmów z klientami okazuje się, że w odczuciu osób zarządzających na szczeblu centralnym taka kontrola jest, natomiast wiele lokalnych relacji z dostawcami usług w większym stopniu jest opartych na wzajemnym zaufaniu niż uporządkowanych procedurach. Dlatego niezwykle ważne jest ustanowienie jednej, centralnej jednostki dysponującej narzędziami pozwalającymi na kontrolę całego panelu dostawców.  

SYSTEM UŁATWIAJĄCY ZARZĄDZANIE 

Z pewnością najskuteczniejszym narzędziem ułatwiającym monitorowanie dostawców usług są programy Vendor Management System. W największym skrócie – są to narzędzia zazwyczaj działające online lub w oparciu o chmurę obliczeniową, których zadaniem jest zarządzanie procesem zatrudniania pracowników zewnętrznych. Taki system daje możliwość prowadzenia procesów rekrutacyjnych zgodnych z przyjętymi standardami, monitorowania każdego etapu współpracy z kandydatem, równego traktowania dostawców ale też mierzenia efektywności pracy dostawców oraz ich analizy. Należy jednak pamiętać, że nawet najlepszy VMS to tylko narzędzie, którego implementacja wymaga odpowiedniego przygotowania i nastawienia.

Bartosz Dąbkowski

Executive Director w Hays Poland
Profil autora na LinkedIn