Facylitacja to często niezrozumiałe pojęcie – zwłaszcza w kontekście biznesu. Tymczasem jej praktyczne zastosowanie jest pomocne już w szkole podstawowej. Wszystko dlatego, że facylitacja to prowadzenie pracy grupy, które nastawione jest na wykorzystanie potencjału wszystkich jej członków. Dzięki pracy facylitatora możliwe jest zapewnienie efektywnej współpracy i atmosfery sprzyjającej wypracowaniu rozwiązań. W dobie dynamicznych zmian, sztywnych terminów, stresu oraz konieczności podejmowania decyzji pod coraz większą presją, jest to coraz bardziej pożądana wartość.

Najprościej mówiąc, facylitacja to proces, w którym neutralna osoba – facylitator – zwiększa efektywność pracy grupy w realizacji zamierzonych celów. Dobry facylitator potrafi wesprzeć zespół zarówno w rozpoznaniu problemu, określeniu możliwych rozwiązań, ale też w podejmowaniu decyzji i przygotowaniu planu działań. Facylitacja nie jest formą doradztwa ani coachingu, ale elementem skutecznego zarządzania projektem. Podstawowym założeniem jest pomoc grupie w znalezieniu ich własnych odpowiedzi na stawiane pytania lub rozwiązań dla określonych wyzwań. Proces facylitacji ma spowodować, że praca grupy będzie maksymalnie efektywna i zakończy się sukcesem. To jednak grupa wypracuje efekty, a facylitator pomoże im uporządkować sposób pracy.

Ponadto facylitacja jest o tyle ciekawym procesem, że często sprowadza się do zmiany nastawienia, z jakim pracownicy podchodzą do rozwiązywania problemów. Bardzo często okazuje się, że w zespole – a nawet w całej organizacji – funkcjonuje kultura zniechęcająca do wprowadzania innowacyjnych rozwiązań. Wielu menedżerów rekomenduje swoim zespołom, aby każdy problem analizować tylko raz, podczas gdy najlepszą praktyką jest testowanie różnych rozwiązań aż do znalezienia najskuteczniejszego.

FACYLITATOR – ROLA WYJĄTKOWA 

Facylitator uczestniczy we wszystkich etapach pracy zespołu i w każdym momencie pomaga grupie dotrzeć do poszukiwanych odpowiedzi. Nie potrzebuje specjalistycznej wiedzy w temacie, nad którym pracuje grupa, ponieważ jego rola sprowadza się do zwiększania efektywności przebiegu pracy, a nie sugerowania czy kreowania rozwiązań. 
Dobrzy facylitatorzy potrafią zorientować się w założeniach projektu, nad którym ma pracować grupa, ale też w dynamice organizacji – i dzięki temu określić cel współpracy. Korzystając ze swoich doświadczeń i założeń facylitacji potrafią stworzyć sposób pracy, w którym nie zabraknie okazji do dyskusji, dzięki którym każdy członek zespołu projektowego będzie mógł uczestniczyć w wypracowaniu rozwiązań. Facylitacja pozwala uniknąć nudnych prezentacji i monotonnych sposobów pracy, na rzecz prawdziwego włączenia członków zespołu projektowego w rozwiązywanie problemów. Ponieważ organizacje mierzą się dzisiaj z coraz większymi wyzwaniami, efektywność spotkań i prac projektowych jest coraz ważniejsza. Pracodawcy podkreślają również, że coraz bardziej potrzebni są ludzie, którzy pomogą przekuć różnorodność zespołu we wspólny sukces i produktywnie wykorzystać potencjał poszczególnych członków zespołu.

Różnorodność jest siłą napędową dla zespołów projektowych pracujących z udziałem facylitatora. Oczywiście konsekwencją zróżnicowania są również trudne rozmowy, a nawet konflikty, ale również w takich sytuacjach udział neutralnego, nieoceniającego wsparcia jest nieoceniony. W dynamicznie zmieniającym się otoczeniu współpraca nie jest łatwa. Problemy i wyzwania mogą powodować dyskomfort, niepokój lub nawet strach. Facylitacja czerpie z różnorodności, ale również jest odpowiedzią na szybkość zmian zachodzących w świecie i biznesie. To również powód, dla którego facylitator powinien pojawić się na każdym szczeblu firmy. 

Znaczenie facylitacji rośnie również w kontekście zmian zachodzących w firmach. Płaskie struktury i coraz mniejsza hierarchia powodują, że na wielu stanowiskach ważniejsze od realizacji określonych zadań staje się rozwiązywanie problemów i szukanie odpowiedzi na pojawiające się pytania. Na szczęście kompetencje facylitatora można rozwijać. Warto pamiętać, że podczas pracy grupy – niezależnie od jej wielkości czy zagadnienia, z którym się mierzy – kluczowe są te same elementy.

OD CZEGO ZACZĄĆ? 

Facylitator uczestniczy w pracy zespołu i pozytywnie wpływa na efektywność, przebieg i atmosferę. Kluczowa jest postawa i otwartość na członków zespołu. Przygotowanie do każdego spotkania sprzyja pewności siebie i ułatwia zachęcanie innych do interakcji, dzielenia się pomysłami i aktywności. Facylitator nie powinien narzucać swojej koncepcji przebiegu pracy od samego początku. Dobrą praktyką jest poświęcenie kilku minut na początku spotkania na wspólne określenie kontekstu spotkania i wprowadzenie. Kiedy wszyscy posiadają tę samą wiedzę i takie samo rozumienie stojącego przed nimi wyzwania, są gotowi się zaangażować.

Tym, co ułatwia pracę grupy, jest program spotkania. Dobrze przygotowany zawiera określony cel spotkania, listę tematów dyskusji i odniesienie do materiałów, które uczestnicy mogą przejrzeć przed przystąpieniem do pracy. Rolą facylitatora jest dyscyplina czasu przeznaczonego na spotkanie. Zdarza się, że zespół nie zdąży zrealizować wszystkich zadań, ale w takiej sytuacji należy pamiętać, że do przedłużenia pracy potrzebna jest zgoda wszystkich zainteresowanych. Facylitator dba o jakość i efektywność spotkania, ale też o pozytywną atmosferę i respektowanie wzajemnych oczekiwań. Po realizacji zadań określonych w agendzie oraz przedyskutowaniu zakładanych tematów niezwykle ważne jest podsumowanie i zamknięcie spotkania. Warto poświęcić kilka minut, aby spojrzeć zarówno na wypracowane rozwiązania, jak i na nowe problemy, które się pojawiły. Istotne jest także określenie kolejnych kroków i działań, do których zobowiązali się uczestnicy. Rola facylitatora nie kończy się jednak wraz z zamknięciem spotkania. W projektach, gdzie uczestnicy zobowiązują się do realizacji określonych działań po spotkaniu, ważne jest monitorowanie tych działań. Często zresztą prowadzą one do kolejnych dyskusji i spotkań.

PRÓBA FACYLITACJI

Coraz więcej pracodawców zwraca uwagę, że liczba czynników, od których zależy skuteczna współpraca ich zespołów, sukcesywnie się zwiększa. Znaczenie mają m.in. relacje pomiędzy członkami zespołu, organizacja pracy, jakości zarządzania, ale też stres oraz konieczność podejmowania trudnych i często nieoczywistych decyzji. Wielokrotnie rosnąca presja utrudnia, a w niektórych przypadkach nawet uniemożliwia efektywną pracę zespołu. Dlatego firmy coraz chętniej korzystają ze wsparcia facylitatora i zachęcają swoich pracowników do przyjmowania takiej roli w projektach. 

Choć rola facylitatora jest interesująca i satysfakcjonująca, oznacza również konieczność odpowiedniego przygotowania i zmierzenia się z napotkanymi wyzwaniami. Skuteczna facylitacja wymaga zrozumienia i wyważenia – kiedy przyjąć rolę przywódczą, a kiedy pozostać neutralnym i niewidocznym dla grupy. Facylitator powinien także w naturalny sposób cieszyć się z nowych pomysłów, rozwiązań i wyników pracy grupy, z którą pracuje. 

Jeśli wśród pracowników brakuje naturalnych facylitatorów, warto zaangażować zewnętrznych konsultantów. Sprawna praca zespołu przekłada się bowiem na wyniki całej organizacji. Jednocześnie facylitator to wyjątkowa rola, która dla wielu osób może być szansą na realizację potencjału, rozwój albo wykorzystanie naturalnych umiejętności.

Autor: Dagna Szudy, Senior Consultant w Hays Poland