Pracownicy działów HR oraz rekruterzy firm doradztwa personalnego wiedzą, że kandydaci zaangażowani w proces rekrutacyjny oczekują informacji zwrotnej na każdym jego etapie. Feedback jest nieodzownym elementem skutecznej rekrutacji i przekłada się na markę organizacji. Podczas rekrutacji oceniany jest jednak nie tylko kandydat, ale i pracodawca, o którym potencjalny pracownik wyrabia sobie zdanie. Czy firmy są otwarte na informacje zwrotne od kandydatów? Jak reagują, jeśli powodem odrzucenia oferty przez wybranego kandydata jest postawa ich przedstawicieli?W większości prowadzonych przez agencję projektów rekrutacyjnych uczestniczą przedstawiciele firmy poszukującej pracownika. Zazwyczaj są to osoby reprezentujące biznes – prezes lub dyrektor obszaru związanego z projektem. W przypadku mojej specjalizacji, najczęściej są to szefowie sprzedaży lub marketingu – eksperci w swojej branży oraz osoby silnie ukierunkowane na realizację celów, jakie stawia przed nimi organizacja, rynek oraz klienci. Spotkania z nimi są niezwykle ważne dla rekruterów i często decydują o powodzeniu rekrutacji.

Przedstawiciele firm, którzy włączają się w procesy rekrutacyjne, najczęściej chętnie dzielą się obserwacjami. Mówią o swojej motywacji do pracy oraz powodach, dla których sami wybrali obecnego pracodawcę i aspektach, w których ta konkretna firma pozytywnie wyróżnia się na tle innych. Pozwala to wspólnie opracować strategię rekrutacyjną i zastanowić się, jacy kandydaci mogą być najbardziej zainteresowani objęciem danego stanowiska. Zbudowanie biznesowej relacji rekrutera z przedstawicielem biznesu – opartej na zaufaniu i wymianie informacji – pozwala na udaną rekrutację i zatrudnienie odpowiedniej osoby. Niestety nie zawsze się to udaje. Nie każdy doświadczony ekspert w swojej specjalizacji jest przygotowany do prowadzenia spotkań rekrutacyjnych. Zdarza się również, że praktyk biznesu ostatnie spotkanie z kandydatem odbywał kilka lat temu, nie ma odpowiedniego doświadczenia i niechcący negatywnie wpływa na doświadczenia kandydata, który w konsekwencji odrzuca składaną ofertę.

Złe wrażenia to nieudana rekrutacja

Pierwsze problemy mogą pojawić się już na początku – zaraz po szczegółowym omówieniu oczekiwań, elementów oferty pracy oraz rozpoczęciu rekrutacji. Rekomendowani kandydaci odbywają spotkania z potencjalnym pracodawcą. Rekruter natomiast stara się zwykle skontaktować z kandydatem zaraz po rozmowie i poznać jego jeszcze nieprzeanalizowane emocje i wrażenia – zarówno związane z ofertą pracy, firmą, jak i osobą prowadzącą spotkanie.

Jeśli odczucia kandydata są pozytywne, to rosną szanse na zakończenie rekrutacji z sukcesem. Co jednak, jeśli stanowisko jest dla kandydata interesujące, oferta atrakcyjna, ale wrażenie, jakie zrobiła osoba prowadząca spotkanie, zniechęca do kontynuowania rozmów? To sytuacja, do której nie powinna doprowadzić żadna firma. Wciąż jednak zdarza się, że pracodawca zapomina, iż budowanie marki pracodawcy rozpoczyna się właśnie od doświadczeń kandydatów ubiegających się o pracę. Jeśli jednak tak się stanie – warto otworzyć się na informację zwrotną i nie powtórzyć podobnego błędu w przyszłości.

Poznaj przyszłego szefa

Pierwszym krokiem do udanej rekrutacji powinna być świadomość tego, jak istotne jest zrobienie dobrego wrażenia oraz umożliwienie kandydatom poznania potencjalnego przełożonego. Spotkanie z szefem zespołu to zdaniem niektórych przedstawicieli działów HR zbędny etap, ponieważ sami dobrze znają tę osobę, jej styl zarządzania i osobowość, dlatego – w ich przekonaniu – potrafią ocenić, z jakim kandydatem będzie najlepiej współpracował. Niestety, odczucia mają bardzo subiektywny charakter. Tylko osobiste poznanie drugiej osoby pozwala sprawdzić, czy istnieje tzw. „chemia” i szansa na znalezienie wspólnego języka.

Co w sytuacji, kiedy kandydat nie spotka się z potencjalnym przełożonym lub kiedy rekruter nie ma szansy poznać szefa zespołu, do którego prowadzona jest rekrutacja? Do stracenia jest wiele. Jakiś czas temu prowadziłam bardzo pilną rekrutację na stanowisko sprzedażowe. Firma poszukiwała pracownika „na wczoraj” i w krótkim czasie chciała poznać rekomendowanych kandydatów. W organizacji nie funkcjonował dział HR, więc przekazanie oczekiwań i elementów oferty nastąpiło w porozumieniu z jednym z członków kadry zarządzającej. Nie był to jednak dyrektor sprzedaży, będący przyszłym przełożonym poszukiwanego kandydata. Wkrótce przedstawiłam trzy osoby, spełniające wszystkie oczekiwania firmy. Po pierwszym spotkaniu zadzwoniłam do kandydata z pytaniem o wrażenia. Choć w zakresie stanowiska i oferty wszystko zgadzało się z wcześniej przekazanymi informacjami, a firma zrobiła na nim dobre wrażenie, to kandydat nie widział szans na podjęcie współpracy z osobą prowadzącą rozmowę. W ocenie kandydata atmosfera na spotkaniu była nieprzyjemna, a on sam czuł się jak uczeń wywoływany do tablicy. Wiedząc jednak, że ludzie są różni, miałam nadzieję, że kolejny kandydat będzie miał inne odczucia. Niestety – choć ocenił dyrektora jako merytoryczną osobę, to nie widział możliwości współpracy. Wrażenia trzeciego kandydata były niemal identyczne.

Wszyscy kandydaci zgodzili się na wykorzystanie informacji, które przekazali mi po spotkaniach. Zadzwoniłam więc do członka kadry zarządzającej, z którym ustaliłam szczegóły rekrutacji i wyjaśniłam, jak wygląda sytuacja. Okazało się, że informacja nie była dla niego zaskoczeniem. Postanowiłam więc do skutku zabiegać o osobiste spotkanie z dyrektorem sprzedaży – po wielu próbach wreszcie się udało. W rozmowie udało mi się poznać perspektywę drugiej strony i przekazać informacje zwrotne od kandydatów. Początkowe wątpliwości w końcu ustąpiły i dyrektor poprosił o wsparcie – wskazówki co zrobić, aby kolejne spotkania wypadły lepiej. Co ciekawe, problemy w tworzeniu dobrej atmosfery nie wynikały z osobowości, tylko z braku przygotowania do prowadzenia rozmów. Przekazanie podstawowych wskazówek na temat skutecznej rekrutacji zdało egzamin. Spotkanie z kolejnym kandydatem zakończyło się sukcesem – był pod ogromnym wrażeniem firmy i prowadzącego spotkanie. Obie strony miały pozytywne odczucia, więc kandydat rozpoczął pracę w firmie.

Bezcenne doświadczenia

Osoby na stanowiskach zarządczych, które kierują zespołami i są odpowiedzialne za poszukiwanie nowych pracowników, muszą być świadome, że od jakości spotkań rekrutacyjnych zależy wizerunek firmy i marka pracodawcy na rynku. Każdy kandydat powinien wyjść z siedziby organizacji z pozytywnymi odczuciami. Zawsze może bowiem zostać ambasadorem firmy – bez względu na to, czy proces zakończy się podjęciem współpracy. W przeciwnym razie firma ryzykuje nie tylko utrzymanie wakatu, ale również zyskanie niepochlebnej opinii.

Autorka: Kinga Ignerowicz, Principal Consultant/FMCG Specialism Leader w Hays Poland