W ostatnich latach popularną formą komunikacji w przestrzeni biznesowej stały się spotkania online. Obecnie są one nieodłączną częścią życia zawodowego pracowników. Jednak wraz ze wzmożoną częstotliwością odbywania rozmów wideo, zatrudnionym często trudno jest utrzymać zaangażowanie w trakcie ich trwania. Tymczasem jest to bardzo istotne, gdyż pomaga w efektywnej komunikacji i umożliwia sprawną współpracę. Co zatem zrobić, aby wirtualne spotkania były efektywne i skuteczne?

Nowa rzeczywistość spowodowała, że konieczna okazała się transformacja wielu aspektów zawodowej codzienności. Efektem tego stało się m.in. rozpowszechnienie spotkań odbywających się wirtualnie. Jednak w sytuacji, gdy plan dnia zakłada przełączanie się z jednej wideokonferencji na drugą, utrzymanie pełnej koncentracji i zaangażowania, a tym samym świadome uczestnictwo w rozmowie zaczyna stanowić wyzwanie. W jaki sposób można więc zadbać o to, aby rozmowy online nie były stratą czasu, lecz przynosiły konkretne korzyści?

1. Uważnie słuchaj

W trakcie spotkania dokładnie skoncentruj się na każdej osobie, która zabiera głos. Aby było to możliwe – wyłącz wszelkie urządzenia, które mogą Cię rozproszyć i nie wykonuj w międzyczasie żadnych innych zadań. Zaplanowany na rozmowę czas całkowicie przeznacz na nią, pamiętając o pozytywnym nastawieniu do wirtualnego dialogu. Postaraj się również odpowiednio przygotować przed każdym spotkaniem, dowiadując się, co będzie jego celem. Pozwoli to na świadome uczestnictwo i efektywną, dwustronną komunikację.

Jeżeli coś okaże się dla Ciebie niejasne – każdorazowo komunikuj to rozmówcy. Dzięki temu nie ominie Cię żadna informacja, przez co zakończysz spotkanie z poczuciem realizacji założonego celu – wyjaśnienia problemu, ustalenia planu działania czy też zebrania kompletu danych niezbędnych do podjęcia kolejnych aktywności.

2. Traktuj rozmówcę tak, jak na spotkaniach na żywo

Spotkania online mogą okazać się bardziej wartościowe, gdy wprowadzisz do nich elementy występujące w kontaktach bezpośrednich. Włącz zatem kamerkę, aby pozostali widzieli Twoją mimikę i gestykulację, nie przerywaj rozmówcom i odnoś się do wszystkich członków spotkania z szacunkiem. Serdeczna postawa może bowiem wywołać miłą atmosferę, dzięki której uczestnictwo w rozmowie będzie przyjemne, nawet jeśli odbywa się ona w formie zdalnej.

3. Komunikuj w sposób rzeczowy i zwięzły

Aby czas spędzony na wirtualnych rozmowach był udany dla wszystkich, pamiętaj, że Twoje komunikaty powinny być wartościowe. Zadbaj zatem o to, aby mówić w sposób rzeczowy i zrozumiały, a podejmowane przez Ciebie wątki były spójne z ustalonym tematem rozmowy. Pozwoli to na skrócenie czasu spotkania i umożliwi jego uczestnikom nieprzerwane skupienie się. Pamiętaj jednak, aby dać pozostałym członkom rozmowy możliwość zadawania pytań. Ponowne omówienie danej kwestii pomoże rozmówcy w jej zrozumieniu, a Ty zyskasz cenną informację zwrotną, na które elementy komunikacyjne warto kłaść w przyszłości większy nacisk.

Spotkania online utrudniają Ci rozplanowanie zadań? Przeczytaj, jak skutecznie zarządzać swoim czasem pracy.

A może kariera w rekrutacji? Zacznij swoją przygodę z Hays.

Aleksandra Tyszkiewicz

Executive Director w Hays Poland
Profil autora na LinkedIn