Jak wynika z Raportu płacowego Hays 2024, 69% organizacji wciąż praktykuje elastyczne modele pracy, zakładające przynajmniej częściowe pełnienie obowiązków służbowych zdalnie. Co za tym idzie, bardzo ważne jest umożliwienie pracownikom efektywnego korzystania z zaplecza technologicznego firmy, szczególnie wtedy, gdy na co dzień nie pojawiają się w biurze. Strategia dbania o takie cyfrowe doświadczenia zatrudnionych to inaczej Digital Employee Experience. Przeczytaj, jak i dlaczego warto ją wdrożyć.

Rywalizacja o talenty trwa, a organizacje poszukują coraz to nowszych sposobów na jej wygranie i przyciągnięcie najlepszych pracowników do swoich zespołów. W dobie digitalizacji i hybrydowych modeli pracy, jednym z elementów, który może decydować o zainteresowaniu firmą, jest jej poziom zaawansowania technologicznego.

Digital Employee Experience w praktyce

DEX, czyli Digital Employee Experience to cyfrowe doświadczenia pracowników lub osób, które dzięki udanej rekrutacji już zaraz mają się nimi stać. Są to wszelkie emocje i przemyślenia wynikające z korzystania z technologii pracodawcy – sprzętu, systemów, zdigitalizowanych procesów. Doświadczenia te można uznać za pozytywne, gdy cyfrowe narzędzia i procedury są intuicyjne, angażujące i spersonalizowane. Liczy się także szybkość reakcji użytkowanej technologii, jej bezpieczeństwo i – szczególnie w międzynarodowych organizacjach – jakość tłumaczenia wewnętrznej komunikacji on-line oraz aplikacji, z których korzysta firma.

Dlaczego warto wdrożyć strategię DEX?

Cyfrowe doświadczenia pracowników to ważny element EVP (Employer Value Proposition) – oferty pracodawcy kierowanej do zatrudnionych, która obok wynagrodzenia i benefitów skupia w sobie cel, wartości i misję organizacji, a także stanowi odpowiedź na pytanie, dlaczego chce się pracować w danym miejscu. Mimo że „pierwiastek ludzki” zawsze będzie na pierwszym miejscu, to zaawansowane i angażujące zaplecze technologiczne będzie w stanie wspomóc firmę w komunikowaniu i realizowaniu jej założeń.

Zaawansowane środowisko cyfrowe w firmie będzie niosło za sobą także korzyści w postaci oszczędności czasu. Technologie usprawniające procesy mogą np. odciążyć pracowników od powtarzalnych, nieangażujących zadań administracyjnych, co pozwoli im się skupić na większych projektach.

5 kroków do ulepszenia cyfrowych doświadczeń pracowników

Istnieje kilka czynników, które mogą pomóc Twojej firmie w lepszym zarządzeniu środowiskiem technologicznym i poprawie doświadczeń przyszłych i obecnych pracowników. Odkryj, co warto zrobić, aby ludzie z chęcią dołączali i pozostawali w organizacji:

1. Strona internetowa organizacji

W dzisiejszych czasach to, co wpływa na pierwsze wrażenie o firmie, to jej oblicze w internecie. Przestarzała, nieprzyjazna użytkownikowi strona internetowa czy puste social media mogą wpłynąć na to, jak potencjalni pracownicy ustosunkują się do Twojej marki.

Aby wypaść w oczach kandydatów jak najlepiej, przeanalizuj stronę internetową organizacji, zwracając szczególną uwagę na zakładkę „kariera”. Upewnij się, że witryna jest przystosowana do każdego rodzaju przeglądarek i urządzeń, a także efektywna pod kątem SEO, czyli np. zawiera najczęściej wyszukiwane słowa kluczowe, co pozwoli łatwiej znaleźć ją w internecie.

Zbadaj także, czy proces aplikowania na oferty na stronie jest intuicyjny i sprawny oraz co może powodować rezygnację kandydatów na konkretnych etapach wypełniania formularza rekrutacyjnego. Bardzo częstym źródłem tego problemu są bowiem błędy techniczne.

Ponadto aby nie pozostawiać kandydatów bez odpowiedzi, upewnij się, że formularze mają ustawione automatyczne odpowiedzi. Dzięki temu w ciągu kilku minut po zaaplikowaniu, każda osoba, która zostawiła na stronie kariery swoje CV, otrzyma potwierdzenie tego działania. Może sukcesywnie usprawniając doświadczenia cyfrowe kandydatów, uda się także wysyłać podobne aktualizacje po każdym działaniu ze strony osoby odpowiedzialnej za rekrutację, np. po zapoznaniu się rekrutera z przesłanym CV?

2. Proces onboardingu

Pierwsze dni pracy nowej osoby są niezwykle ważne w procesie wyrabiania sobie opinii na jej temat. Pozytywne wrażenie przekłada się na dobre samopoczucie nowego pracownika, a w konsekwencji – obniża ryzyko rotacji. Warto więc uatrakcyjnić i odpowiednio zaplanować także proces onboardingu, nie pomijając jakości jego cyfrowego wymiaru.

Upewnij się, że w pierwszym dniu pracy nowa osoba będzie miała nadane wszystkie niezbędne dostępy i loginy, otrzyma sprawnie działający i odpowiednio skonfigurowany sprzęt, a zautomatyzowane formalności, takie jak elektroniczne wypełnianie dokumentów, będą jak najbardziej intuicyjne.

Dla dobrych cyfrowych doświadczeń pracownika ważne będzie również, aby wszelkie spotkania wprowadzające i szkolenia odbywały się na jednej platformie. Pamiętaj też, aby upewnić się, że pracownik będzie wiedział jak z niej korzystać i zapewnij mu wsparcie w razie wystąpienia problemów.

3. Długofalowe działania

Zrobienie dobrego pierwszego wrażenia to jedno, ale utrzymanie go, to drugie. Nie pozwól zatem na to, aby dbałość o dobre doświadczenia cyfrowe pracowników straciła na znaczeniu i zwróć uwagę na codzienną współpracę oraz ogólne zaplecze technologiczne firmy.

W tym celu zweryfikuj wykorzystywany przez pracowników sprzęt, narzędzia do komunikacji (szczególnie pod kątem wideorozmów) oraz internetową wewnętrzną bazę wiedzy – intranet. Upewnij się, że wszystko działa sprawnie, aplikacje są zaktualizowane do najnowszych, intuicyjnych i innowacyjnych wersji, a dostęp online do wszelkich wewnętrznych informacji jest bezproblemowy. Zadbaj także o to, aby systemy miały odpowiednie, antywirusowe zabezpieczenia.

Jeśli coś działa źle, reaguj i wdrażaj niezbędne zmiany. W końcu praca na zacinającym się sprzęcie, konieczność używania kilku aplikacji do jednego zadania czy brak ustrukturyzowanej bazy wiedzy może wywoływać frustrację u pracowników, a w konsekwencji powodować pogorszenie ich satysfakcji z pracy.

4. Oferta szkoleń online

Rozwój kompetencji pracowników jest niezbędny, aby sprostać obecnym wyzwaniom rynku pracy. Jednak aby programy szkoleniowe były skuteczne, muszą być nie tylko merytoryczne i aktualne, ale także atrakcyjne wizualnie, angażujące i interaktywne.

Aby dostarczać pracownikom jak najlepsze szkolenia czy webinary, zweryfikuj obecne zasoby i umiejętności wewnętrznych trenerów, a także zapoznaj się z ofertą rynkową. Otwórz się na różnorodne opcje i nie zapominaj o poznaniu potrzeb i preferencji pracowników. Możesz to zrobić zarówno za pomocą anonimowego badania opinii, jak i przeprowadzania bezpośrednich rozmów menedżerów z ich zespołami.

5. Proces offboardingu

Zdarza się, że pomimo najszczerszych starań, współpraca po prostu nie układa się dobrze i pracownik lub firma decydują się ją zakończyć. Aby jako pracodawca pozytywnie zapisać się w pamięci osoby, która odchodzi z firmy, zadbaj nie tylko o zrozumienie, szacunek, miłe pożegnanie zespołowe, ale i sprawny technicznie proces offboradingu.

Za pomocą technologii możesz m.in. ułatwić pracownikowi proces podpisywania dokumentów, np. tzw. obiegówki, czy sprawnie przeprowadzić działania administracyjne.

O czym jeszcze warto pamiętać?

Przed wprowadzeniem jakiejkolwiek zmiany do środowiska technologicznego w firmie, pamiętaj o kilku ważnych kwestiach:

• Nie wprowadzaj zmian zbyt często

Innowacje są dobre, natomiast zmian nie należy wprowadzać zbyt często. Przede wszystkim mogłoby to znacznie obciążyć budżet firmy. Po drugie, pracownicy też potrzebują czasu na poznanie i dostosowanie się do nowych aplikacji czy systemów. Postaw na sukcesywne, wyważone podejście i regularnie weryfikuj, czy transformacja cyfrowa rzeczywiście odpowiada potrzebom zatrudnionych oraz kandydatów. Nie zapominaj też o regularnych szkoleniach, które ułatwią pracownikom wykorzystywanie nowej technologii.

• Komunikuj, dlaczego to robisz

Pewne zmiany mogą być niezrozumiałe dla pracowników. Niektórzy mogą zastanawiać się, jaką wartość do ich pracy wniesie nowa aplikacja do komunikacji czy zmiana systemu. Dlatego tak ważne jest, aby odpowiednio komunikować wszelkie zmiany, opierając się na konkretnych argumentach. Uczyń prowadzone działania częścią szerszej transformacji HR, uwzględniającej cele oraz wartości organizacji i podkreślając, że priorytetem jest satysfakcja zatrudnionych.

• Nie śpiesz się

Transformacja cyfrowa na rzecz pozytywnych doświadczeń pracowników wydaje się nieunikniona, natomiast jeśli obecnie nie masz możliwości wprowadzenia tak dużych zmian, poczekaj. Lepiej jest chwilę dłużej pozostać przy dotychczasowym zapleczu technologicznym niż później drastycznie ucinać wszystkie koszty w budżecie. Najważniejsze jest upewnienie się, że planowane zmiany są zgodne z długofalową strategią firmy i rozsądne pod kątem jej wydatków.

Na koniec…

Dbałość o cyfrowe doświadczenia pracowników i kandydatów może być krokiem do wzmocnienia strategii zatrudnienia. Pamiętaj jednak, że technologia nie rozwiąże wszystkich problemów. Powinna ona wspierać, a nie przyćmiewać niezastąpiony „pierwiastek ludzki”.

Chcesz zacząć od badania satysfakcji pracowników? Zapoznaj się z naszymi propozycjami.

Technologie to tylko część strategii zatrudnienia na miarę przyszłości. Przeczytaj, co jeszcze wziąć pod uwagę, aby wzmocnić swoją markę na rynku.